Tiểu luận Giải pháp cải thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS

BỘ GIÁ O DUC VÀ ĐÀ O TAO
TRƯỜ NG ĐAI HOC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TIỂU LUẬN
GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH FRESCO FOODS
Học viên thực hiện: Phạm Thanh Tâm
Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Bùi Thị Thanh
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2019PHẠM THANH TÂM	1
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU	5
CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP	8
Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp	8
Một số khái niệm	8
1.1.2.	Vai trò của đánh giá thực hiện công việc	9
Nội dung công tác đánh giá thực hiện công việc	11
Lập kế hoạch đánh giá thực hiện công việc	11
Xác định mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc	11
Thiết lập quy trình đánh giá thực hiện công việc	12
Tổ chức đánh giá thực hiện công việc	12
Xây dựng tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá	12
Lựa chọn phương pháp đánh giá	14
Lựa chọn chu kỳ đánh giá	19
Lựa chọn và đào tạo người đánh giá	20
Triển khai thực hiện đánh giá thực hiện công việc	21
Truyền thông đánh giá thực hiện công việc	21
Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc	21
Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác quản trị nhân lực	23
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc	24
Công tác phân tích công việc	24
Nguồn lực của doanh nghiệp dành cho công tác đánh giá thực hiện công việc	25
Sự quan tâm của người lao động đối với công tác đánh giá thực hiện công việc	25
Văn hóa doanh nghiệp	26
Kinh nghiệm của một số tổ chức trong và ngoài nước về công tác đánh giá thực hiện công việc	27
Một số bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho Công ty TNHH FRESCO FOODS	28
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN FRESCO FOODS	31
Khái quát về Công ty	31
Giới thiệu chung về Công ty và quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH FRESCO FOODS	31
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty	32
Đặc điểm nguồn nhân lực tại Công ty TNHH FRESCO FOODS	33
Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS	36
Thực trạng lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc	36
Thưc
Thưc
traṇ g việ c xác điṇ h chu kỳ đánh giá thực hiện công việc nhân viên	40
traṇ g về các tiê u chí đánh giá thành tích nhâ n viê n	41
Thực trạng xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại Công ty.. 46
Thực trạng lựa chọn đối tượng đánh giá và đào tạo người đánh giá thực hiện công việc tại Công ty	49
Lựa chọn đối tượng đánh giá	49
Đào tạo người đánh giá thực hiện công việc	50
Thực trạng sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác quản trị nhân lực tại Công ty	51
Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS	54
Hệ thống phân tích công việc	54
Văn hóa doanh nghiệp	55
Nguồn lực của doanh nghiệp cho công tác đánh giá thực hiện công việc	56
Sự quan tâm của người lao động đối với công tác đánh giá thực hiện công việc	56
Đánh giá chung về công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS	57
Mặt tích cực	57
Mặt hạn chế và nguyên nhân	58
Mặt hạn chế	58
Nguyên nhân	59
CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH FRESCO FOODS	61
Phương hướng hoạt động phát triển của công ty trong giai đoạn tới	61
Chiến lược về sản xuất kinh doanh	61
Chiến lược về quản lý nhân sự	61
Nhiệm vụ đặt ra cho công tác đánh giá thực hiện công việc	62
Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS	63
Một số giải pháp tạo cơ sở cho công tác đánh giá thực hiện công việc	63
Tiến hành phân tích công việc	63
Nâng cao năng lực cho đội ngũ làm công tác đánh giá thực hiện công việc 64
Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc	66
Xác định đúng đắn mục đích của công tác đánh giá thực hiện công việc 66
Hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc	67
Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc	71
Sử dụng kết quả đánh giá trong quy chế nâng lương	73
Tăng cường sự tham gia của người lao động vào quá trình đánh giá thực hiện công việc	74
Hoàn thiện công tác phỏng vấn đánh giá	75
KẾT LUẬN	78
TÀI LIỆU THAM KHẢO	79
MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
“ Hiền tài là nguyên khí của quốc gia, nguyên khí thịnh thì thế nước mạnh mà hưng thịnh, nguyên khí suy thì thế nước yếu mà thấp hèn” (Tiến sĩ Triều lê Thân Nhân Trung), điều đó khẳng định tầm quan trọng của nhân tài đối với việc hưng thịnh của quốc gia.
Điều đó không chỉ riêng đối với sự hưng thịnh của 1 quốc gia, mà nguồn nhân lực chất lượng trong bất kì một tổ chức nào không chỉ được coi là yếu tố vô cùng quan trọng của một tổ chức mà còn là nguồn lực quan trọng tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chính vì vậy, công tác quản tri ̣nguồn nhân lưc đóng vai trò hết sức quan troṇg và ngày càng đươc quan tâm trong tổ chức doanh nghiệp. Một trong những vấn đề quan troṇg của công tác quản lý nguồn nhân lực là làm thế nào đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên v
làm cho nhâ n viê n cảm thấy cô ng sứ c mình bỏ ra xứ ng đáng vớ i những gì mình nhậ n đươc̣ , đó là cô ng việ c khô ng hề đơn giản của cô ng tác đánh giá thực hiện công việc của nhâ n viê n taị doanh nghiệ p.
Nhân tố then chốt liên quan đến thành công trong dài hạn của một tổ chức là khả năng đo lường mức độ thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá thực hiện công việc là một trong những công cụ hữu dụng nhất mà một tổ chức thường sử dụng để duy trì và thúc đẩy hiệu suất công việc nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Ngoài ra, đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hành vi mà nhân viên thực hiện trên công việc nhất quán với chiến lược của công ty. Đánh giá thực hiện công việc còn là một công cụ được sử dụng để củng cố giá trị và văn hoá tổ chức.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng tập trung xây dựng một hệ thống đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên, quản lý một cách chặt chẽ và khoa học từ đó dẫn đến cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc, nhân viên cấp dưới hoang mang; mất khách hàng do chất lượng dịch vụ giảm sút; sản phẩm bị lỗi nhiều làm tăng chi phí.
Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là công việc nhạy cảm vì kết luận này ảnh hưởng nhiều nhất đến quyền lợi của họ, từ việc tăng lương, xét thưởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. Khi đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc của nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng kết quả sẽ hài lòng vì được công nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Bên cạnh đó, về phía doanh nghiệp, một khi đã đánh giá đúng người sẽ giảm được rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc xác định nhu cầu đào tạo nhân viên.
Với những lợi ích của việc đánh giá thực hiện công việc nêu trên, tôi đã thực hiện đề tài nghiên cứu ứng dụng: “ Giải pháp cải thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS” với mong muốn sẽ khắc phục các hạn chế và cải thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc của nhân viên một cách hiệu quả và khoa học để làm nền tảng cho việc lập kế hoạch đào tạo, định hướng xây dựng lực lượng nhân viên, cán bộ quản lý nòng cốt cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính công bằng nội bộ và có sức cạnh tranh với bên ngoài trong giai đoạn tới.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu
Luận văn đề xuất giải pháp cải thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại công ty TNHH FRESCO FOODS.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
Phân tích và đánh giá thực trạng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại công ty TNHH FRESCO FOODS.
Đề xuất các giải pháp cải thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại công ty TNHH FRESCO FOODS.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tương nghiê n cứ u: nhâ n viê n cô ng ty TNHH FRESCO FOODS
Pham
vi nghiê n cứ u: cô ng tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên giai đoạn từ
tháng 3/2016 đến tháng 3/2019 và đề xuất giải pháp hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH FRESCO FOODS đến năm 2020.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn được thực hiện trên cơ sở kết hợp các phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng tài liệu qua sách, báo, tạp chí, internet,
 để tìm hiểu và chọn lọc những tài liệu, thông tin có giá trị tham khảo khoa học phù hợp với đề tài nghiên cứu.
Phương pháp quan sát, điều tra bảng hỏi: thu thập thông tin, lấy ý kiến của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua phỏng vấn bằng bảng hỏi.
Phương pháp thống kê phân tích dữ liệu tại Công ty TNHH FRESCO FOODS từ tháng 3/2016 đến tháng 3/2019.
Ngoài ra, sử duṇ g phương pháp chuyê n gia và phâ n tích số hoc̣ , so sánh, phương
pháp sơ đồ để đánh giá thưc
Kết cấu của đề tài
traṇ g nhằm giải quyết vấn đề.
Luậ n vă n có cấu trúc gồm 3 chương, cu ̣ thể:
Chương 1: Cơ sở lý luậ n về đánh giá thực hiện công việc của nhâ n viê n trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thưc traṇ g cô ng tác đánh giá thực hiện công việc của nhâ n viê n taị cô ng ty
TNHH FRESCO FOODS
Chương 3: Đề xuất các giải pháp cô ng tác đánh giá thực hiện công việc của nhâ n viê n taị cô ng ty TNHH FRESCO FOODS
CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp
Một số khái niệm
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. Đã có rất nhiều các định nghĩa về công việc được đưa ra, theo giáo trình Quản trị nhân lực của PGS.TS Lê Thanh Hà xuất bản năm 2009: “Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong tổ chức. Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện. Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong cùng một tổ chức”.
Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ các tổ chức. Công việc có thể được xem như một đơn vị mang tính chất tổ chức nhỏ nhất trong Công ty và nó có những chức năng quan trọng.
Đánh giá là quá trình so sánh, đối chiếu thực tế với những tiêu chuẩn đã định sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự vật với những chuẩn mực, quy định của nó.
Thực hiện công việc là việc người lao động vận dụng các yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết, kiến thức chuyên ngành được đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ, công việc phù hợp với yêu cầu đặt ra của tổ chức.
Theo Giáo trình QTNL của ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân xuất bản năm 2012: “Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Trong khi đó, theo giáo trình Quản trị nhân lực của PGS.TS Lê Thanh Hà xuất bản năm 2009 định nghĩa: “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với người lao động. Đây thực chất là việc so sánh tình hình thực
hiện công việc của chính người (nhóm người) lao động so với yêu cầu đề ra của tổ chức”. Theo TS. Trần Xuân Cầu: “Đánh giá là quá trình so sánh đối chiều thực tế với những tiêu chuẩn đã định sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự vật với những chuẩn mực, quy định của nó”.
Bên cạnh khái niệm trên, có một số quan điểm cho rằng “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức về tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động”. Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đo lường một cách hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra.
Nhìn chung, các quan điểm về Đánh giá thực hiện công việc có nội hàm và cách tiếp cận tương đối giống nhau, nhấn mạnh vào yếu tố khoa học và chính thống của hệ thống đánh giá, mối quan hệ giữa tiêu chuẩn đặt ra của tổ chức và mức độ hoàn thành của người lao động, đặc biệt là tiêu chuẩn so sánh và kết quả đánh giá đó cần được thỏa thuận và thống nhất giữa hai phía: tổ chức và người lao động.
Kế thừa các quan điểm của các học giả trong và ngoài nước về khái niệm Đánh giá thực hiện công việc, trong phạm vi bài tiểu luận này, “Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình đo lường mức độ hoàn thành công việc của người lao động với yêu cầu đặt ra của tổ chức, đảm bảo tính hệ thống, chính thức và sự thống nhất chung về kết quả đánh giá giữa tổ chức và người lao động”. Cách hiểu này nhìn nhận Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình, thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa tiêu chuẩn của tổ chức, mức độ hoàn thành công việc của người lao động và sự thống nhất chung về kết quả đánh giá.
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải đánh giá thực hiện công việc, đó là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và đóng góp một phần rất lớn cho công tác quản lý của nhà lãnh đạo. Tùy thuộc vào mục đích của đánh giá mà có thể đánh giá một cách chính thức hoặc không chính thức. Nhưng chung quy lại nó có các mục đích sau:
Đối với người lao động
Bất kỳ người lao động nào cũng muốn tự khẳng định mình và có một hình ảnh tốt đẹp trong mắt bạn bè và đồng nghiệp. Đánh giá thực hiện công việc giúp cho lãnh
đạo và đồng nghiệp nhìn nhận và đánh giá đúng những nỗ lực và thành công của người lao động, qua đó giúp họ khẳng định mình và vai trò của mình trong tổ chức.
Đánh giá thực hiện công việc giúp người lao động có cơ hội để biết những tồn tại trong công việc của mình, từ đó có sự phấn đấu nỗ lực để hoàn thiện công việc tốt hơn. Thông qua đánh giá thực hiện công việc, người lao động sẽ biết những khuyết điểm trong quá trình thực hiện công việc của mình. Qua trao đổi đánh giá với người lãnh đạo bộ phận và các đồng nghiệp, họ có thể được hướng dẫn biện pháp khắc phục các nhược điểm đó. Điều này giúp họ thực hiện công việc trong tương lai tốt hơn.
Đánh giá thực hiện công việc tạo cơ hội cho người lao động được nói lên tiếng nói của mình. Thông qua phỏng vấn đánh giá, người lao động có thể thẳng thắn trao đổi với cấp trên những khó khăn vướng mắc trong công việc, đề nghị sự hỗ trợ của tổ chức hoặc đề nghị tổ chức cải thiện điều kiện làm việc, cải thiện vấn đề lương, thưởng..Qua những hoạt động này họ được nói lên tiếng nói của mình và có sự thoải mái hơn về tinh thần.
Đối với tổ chức
Đánh giá thực hiện công việc là một trong những yếu tố quan trọng tạo động lực lao động cho cá nhân và tập thể hướng tới việc đạt mục tiêu của tổ chức. Khi công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện hiệu quả và kết quả đánh giá gắn liền với kết quả thăng tiến, định mức lương bổng và phúc lợi sẽ có tác động tạo động lực lao động cao. Qua đó các tiêu chuẩn đánh giá sẽ được thực hiện tốt và mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện hiệu quả.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc là cơ sở quan trọng để nhà quản trị ra các quyết định đúng đắn về nhân lực hoặc điều chỉnh chính sách nhân lực. Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc cũng như trong quá trình trao đổi đánh giá, nhà quản lý sẽ thu thập được các thông tin về sự cố gắng của từng cá nhân và tập thể trong thực hiện công việc, khả năng sở trường của từng cá nhân, những nguyên nhân dẫn đến việc không thực hiện được một số tiêu chí đánh giá...Đây là cơ sở nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn về thuyên chuyển và đề bạt cán bộ, nâng cao lương trước thời hạn đối với người lao động có thành tích cao trong công việc, đào tạo lại hoặc đào tạo nâng cao đối với một số lao động chưa đủ kiến thức về kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, điều chỉnh lại chính sách tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc tạo cơ sở cho việc trả thù lao lao động dựa trên kết quả lao động cuối cùng. Trong việc trả lương cho người lao động, kết quả đánh giá thực hiện công việc cho phép xác định được số lượng và chất lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành, từ đó giúp cho nhàn quản lý thực hiện có hiệu quả việc trả lương theo sản phẩm gắn liền với số lượng và chất lượng công việc. Đối với việc trả lương cho bộ phận hưởng lương thời gian cũng như việc chia lương sản phẩm tập thể, kết quả đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để xác định hệ số tham gia lao động.
Phương pháp đánh giá và kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động là yếu tố quan trọng tạo nên bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tập thể lao động, góp phần xây dựng đạo đức nghề nghiệp và điều chỉnh thái độ lao động của người lao động. Mức độ hợp lý, đúng đắn của kết quả đánh giá và tính công bằng của đánh giá sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo bầu không khí tốt đẹp của tập thể lao động bởi khi người lao động đều hài lòng với kết quả đánh giá, bất bình về vấn đề đánh giá sẽ không xảy ra. Việc thực hiện trao đổi thông tin một cách cởi mở giữa quản lý và nhân viên tạo sự tin tưởng lẫn nhau và các tác động xây dựng đạo đức nghề nghiệp, điều chỉnh thái độ lao động của người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động nhạy cảm vì kết quả này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải thiết lập được những tiêu chí đánh giá một cách rõ ràng, phù hợp với điều kiện thực tế và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó. Bắt nguồn từ ý nghĩa và tầm quan trọng nêu trên, đánh giá thực hiện công việc luôn được coi là hoạt động quản trị nguồn nhân lực quan trọng và luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức.
Nội dung công tác đánh giá thực hiện công việc
Lập kế hoạch đánh giá thực hiện công việc
Xác định mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc
Mỗi tổ chức thực hiện đánh giá thực hiện công việc với một mục tiêu khác nhau. Mỗi mục tiêu đặt ra cần có các phương pháp đánh giá phù hợp để tạo môi trường phấn đấu phù hợp, kích thích sự cố gắng nỗ lực của người lao động, qua đó đạt được mục tiêu của tổ chức. Xác định mục tiêu là công việc đầu tiên để xác định đúng phương pháp đánh giá và thực hiện các khâu của công tác đánh giá thực hiện công việc.
Thiết lập quy trình đánh giá thực hiện công việc
Quá trình thực hiện đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức thường diễn ra theo trình tự sau: Tiêu chuẩn thực hiện công việc được xây dựng đầu tiên làm cơ sở cho việc đo lường thực hiện công việc. Tiếp theo, người đánh giá sử dụng các phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người lao động (thông qua việc so sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn). Cuối cùng, kết quả thực hiện đo lường sẽ được sử dụng nhằm thực hiện thông tin phản hồi về kết quả đánh giá.
Tổ chức đánh giá thực hiện công việc
Xây dựng tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá
Để đánh giá thực hiện công việc có kết quả chính xác tổ chức cần xây dựng tiêu chí và tiêu chuẩn để đánh giá. Tùy vào đặc điểm,quy mô và tính chất, đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà tiêu chí và tiêu chuẩn xây dựng cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc là khác nhau.
Xây dựng tiêu chí đánh giá
Đối với từng nội dung đánh giá có thể bao gồm một hoặc nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau. Tiêu chí đánh giá được chia thành hai loại chính: định tính và định lượng. Đặc trưng của hai loại tiêu chí được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 1.1: Bảng so sánh tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng
PHÂN LOẠI ĐẶC TRƯNG
TIÊU CHÍ ĐỊNH TÍNH
TIÊU CHÍ ĐỊNH LƯỢNG
Biểu hiện
Thường được đánh giá dưới dạng:
Theo mức độ tốt, rất tốt, trung bình, kém mà không có đặc điểm nhận dạng cụ thể của từng mức độ.
Theo điểm nhưng không có tiêu thức cụ thể để đánh giá điểm.
Thường được đánh giá dưới dạng:
Theo mức độ tốt, rất tốt, trung bình, kém và có đặc điểm nhận dạng cụ thể của từng mức độ.
Theo điểm và có tiêu thức cụ thể
để đánh giá điểm.
Ưu điểm
- Sử dụng được cho những tiêu chuẩn khó định lượng hóa.
Việc đánh giá mang tính nhất quán.
Kết quả đánh giá ít chịu ảnh
hưởng của yếu tố chủ quan.
Nhược điểm
-Kết quả đánh giá bị ảnh hưởng bởi yếu tố tình cảm hoặc thành kiến, định kiến.
- Không sử dụng được cho những chỉ tiêu khó định lượng hóa.
(Nguồn:Giáo trình QTNL – PGS.TS Lê Thanh Hà, 2009, NXB Lao động–Xã hội)
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Với mỗi tiêu chí đánh giá được đưa ra cần có những tiêu chuẩn nhất định để có thể đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của người lao động một cách chính xác nhất. Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc về mặt số lượng và chất lượng. Khi xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cần xây dựng số lượng tiêu chuẩn chủ yếu không quá nhiều cũng không quá ít vì dù bị đánh giá không tốt theo bất kỳ tiêu chuẩn nào đều làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực đặt ra cho nhân viên thực hiện công việc được đánh giá. Các tiêu chuẩn đánh giá khi xây dựng cần được thảo luận với người lao động để hoàn thiện công việc của họ.
Do đó, các tiêu chuẩn được xây dựng cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Các tiêu chuẩn phải gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức, phải xác định rõ những gì cần đạt được, những nhiệm vụ mà người lao động cần làm và cần làm tốt đến đâu một cách rõ ràng, tránh mập mờ.
Các tiêu chuẩn phải đo lường được và có trả lời các câu hỏi như cái gì, bao nhiêu và khi nào; điều này bao gồm việc mô tả kết quả công việc, hoặc những chuẩn mực để thực hiện công việc.
Tiêu chuẩn phải nằm trong khả năng thực hiện với những nguồn lực sẵn có như con người, phương tiện, nguyên liệu, tài chính, thông tin và thời gian. Tiêu chuẩn mang tính thách thức và thực tế cho nhân viên. Điều cần lưu ý ở đây là mục tiêu cần thống nhất giữa cấp quản trị và nhân viên để tránh mục tiêu là áp đặt vượt quá khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành dưới khả năng thực hiện để dễ đạt thành tích.
Các tiêu chuẩn đặt ra phải dễ hiểu đối với những người sẽ thực hiện, bao quát toàn bộ những nhiệm vụ đặt ra đối với nhân viên, được nhân viên chấp nhận. Tiêu chuẩn không được đồng nhất và có những nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến thành tích của họ.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn phải có hạn định thời gian và phải trả lời được câu hỏi khi nào ngoài câu hỏi cái gì và bao nhiêu.
Tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là hai yếu tố vô cùng quan trọng và tiên quyết cho việc đánh giá thực hiện công việc. Do đó, để đánh giá hiệu quả đánh giá thực hiện công việc cần phải đưa ra các tiêu chí cụ thể làm căn cứ đánh giá.
Lựa chọn phương pháp đánh giá
Việc ứng dụng các phương pháp đánh giá thực hiện công việc trở thành một yếu tố then chốt để chương trình đánh giá thực hiện công việc mang lại hiệu quả. Để thiết kế phương pháp đánh giá phù hợp, người được giao nhiệm vụ thiết kế cần cân nhắc các căn cứ trên để lựa chọn sử dụng phương pháp đánh giá đơn lẻ hoặc kết hợp các phương pháp đánh giá sau đây:
Phương pháp thang đo đánh giá đồ thị
Khái niệm: là phương pháp đánh giá thực hiện công việc của người lao động căn cứ theo nội dung, tiêu chí đánh giá chung với người lao động về khối lượng, chất lượng,
hành vi, tác phong và triển vọng của họ. Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về thực hiện công việc của đối tượng đánh giá theo một thang đo từ thấp đến cao.
Nội dung: có hai bước quan trọng là lựa chọn tiêu chí đánh giá (tùy thuộc đặc trưng công việc và mục tiêu tổ chức) và đo lường các tiêu chí đó. Để đo lường tiêu chí có thể sử dụng thang đo rời rạc hoặc thang đo liên tục. Sau đó, người đánh giá sẽ xác định mức độ thực hiện công việc của đối tượng thuộc thứ hạng nào theo từng tiêu thức, kết quả điểm được tính bình quân hoặc tổng cộng điểm ở từng tiêu thức.
Ưu, nhược điểm: dễ hiểu, đơn giản và sử dụng thuận tiện; mẫu phiếu được thiết kế với nhiều tiêu thức mang tính chất chung, có thể dùng cho nhiều nhóm lao động. Tuy nhiên, chưa đánh giá được đầy đủ đặc trưng riêng của từng công việc; kết quả bị ảnh hưởng bởi lỗi chủ quan; nếu tiêu chí không phù hợp hoặc tính điểm không chính xác có thể làm kết quả sai lệch.
Nhóm phương pháp so sánh, xếp hạng
Bản chất của nhóm phương pháp: đánh giá thực hiện công việc của người lao động dựa trên so sánh sự thực hiện công việc của từng người với đồng nghiệp cùng làm việc trong bộ phận.
Phân loại bao gồm 4 phương pháp chủ yếu gồm: Phương pháp xếp hạng (có hai cách là xếp hạng đơn giản và xếp hạng luân phiên); Phương pháp phân phối bắt buộc; Phương pháp cho điểm: người đánh giá phân phối một tổng số điểm cho các nhân viên trong bộ phận; Phương pháp so sánh cặp: người đánh giá so sánh từng nhân viên với tất cả nhân viên khác trong bộ phận theo từng cặp.
Ưu, nhược điểm: phương pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng trong ra quyết định lương, thưởng, thăng tiến đối với người lao động nhưng kết quả dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan, việc cung cấp thông tin phản hồi tới người lao động bị hạn chế, không có tác dụng tăng tính đoàn kết trong tập thể
Phương pháp ghi chép lưu trữ
Khái niệm: đây là phương pháp mà người đánh giá phải ghi lại theo cách mô tả những hành vi không có hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố của công việc.
Ưu, nhược điểm: thuận lợi trong thảo luận giữa nhà quản lý và người lao động, hạn chế được các lỗi chủ quan tuy nhiên tốn nhiều thời gian, công việc ghi chép có thể không đầy đủ, người lao động bị ảnh hưởng tâm lý
Phương pháp bản tường thuật
Nội dung: người đánh giá viết văn bản về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng của họ cũng như gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của nhân viên.
Ưu, nhược điểm: cung cấp thông tin phản hồi chi tiết và hữu ích tới người lao động nhưng kết quả khó sử dụng để ra các quyết định nhân sự, sự chính xác của thông tin phụ thuộc khả năng viết của người đánh giá
Phương pháp đánh giá theo tiêu chuẩn công việc
Khái niệm: là phương pháp đối chiếu, so sánh việc hoàn thành công việc của từng người so với tiêu chuẩn đã đề ra đối với chức danh công việc mà nhân viên đang đảm nhận.
Nội dung: người đánh giá căn cứ vào bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để so sánh với mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, sau đó đưa ra kết quả đánh giá với từng tiêu chuẩn và kết quả đánh giá cuối cùng.
Ưu, nhược điểm: đánh giá có căn cứ rõ ràng, kết quả phản ánh mức độ đáp ứng chuẩn của nhân nhưng khó có kết quả đánh giá chung chính xác mức độ thực hiện công việc đối với các chỉ tiêu định tính
Nhóm phương pháp quan sát hành vi
Phân loại nhóm phương pháp này bao gồm ba phương pháp:
Bảng 1.2. Bảng tổng hợp nhóm phương pháp quan sát hành vi
PHƯƠNG PHÁP
NỘI DUNG
ƯU ĐIỂM
NHƯỢC ĐIỂM
QUAN SÁT HÀNH VI THÔNG THƯỜNG
Đánh giá dựa trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của người lao động
căn cứ vào số lần quan
Đánh giá đúng ưu, nhược	điểm
của nhân viên.
Độ chính xác phụ thuộc số lần đánh giá và tính ngẫu nhiên của đánh giá; kết quả mang tính
ước tính.
sát và tần suất lặp lại
của các hành vi.
ĐÁNH GIÁ BẰNG THANG ĐO DỰA TRÊN HÀNH VI
Sử dụng thang đo đồ họa kết hợp với quan sát hành vi, ghi chép các sự kiện quan trọng để đánh giá
Ít thiên vị hơn các thang đo khác.
Tiêu chí đánh giá thống nhất giữa những	người
đánh giá.
Thiết kế thang đo mất nhiều thời gian, chi phí.
Sử dụng thang đo mất nhiều thời gian
- Người đánh giá mô tả
Thiết	kế	phiếu
Tính định tính cao, phụ
tần số xảy ra hành vi,
đánh giá đơn giản,
thuộc nhiều vào ý chí
cho	điểm	dựa	trên
dễ	sử	dụng,	dễ
chủ quan
nhận xét	về tần số
đánh giá.
THANG ĐIỂM HÀNH VI
xuất hiện của hành vi đó.
- Kết quả điểm được
tính bình quân hoặc
tổng cộng điểm ở từng
tiêu thức theo trọng
số.
(Nguồn: Tổng hợp từ Giáo trình QTNL, PGS.TS Lê Thanh Hà, 2009, NXB Lao động – Xã hội)
Bản chất: là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đồ thị và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, tuy nhiên được mô tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể. Người đánh giá cho điểm dựa trên việc xác định hành vi của đối tượng thuộc loại nào trong số các thứ hạng, sau đó điểm số cuối cùng cũng được làm tương tự như phương pháp thang đo đồ thị đã được giới thiệu ở mục trên.
Phương pháp danh mục kiểm tra
Bản chất: người đánh giá viết bản tường thuật mô tả sự hoàn thành công việc của nhân viên và thiết kế một danh mục mô tả các hành vi và thái độ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Kết quả đánh giá được lượng hóa thông qua việc quy
định điểm và trọng số điểm cho từng chỉ tiêu, sau đó tính tổng cộng điểm các tiêu chí theo trọng số.
Ưu, nhược điểm: tránh được xu hướng trung bình và lỗi thái cực, thuận lợi để so sánh kết quả đánh giá giữa những người cùng chức danh công việc tuy nhiên kết quả đánh giá chịu ảnh hưởng của ý chí chủ quan
Phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO)
Bản chất: lãnh đạo bộ phận cùng nhân viên xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai. Người lãnh đạo dùng các mục tiêu đó để đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ. Đây có thể coi là phương pháp quản lý dựa trên kết quả lao động cuối cùng.
Các nội dung lãnh đạo và nhân viên cần thống nhất: các yếu tố chính trong công việc của nhân viên, các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong chu kỳ đánh giá đã định trước, xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó.
Ưu, nhược điểm: tạo động lực cho mọi người lao động ở mọi cấp quản lý, cả nhân viên và lãnh đạo thấy rõ nhu cầu đào tạo và phát triển nghề nghiệp ở từng người thông qua các mục tiêu công việc. Bên cạnh ưu điểm thì nhược điểm đó là việc xác định mục tiêu tốn thời gian và tương đối phức tạp
Phương pháp quản trị theo lý thuyết Z của Nhật
Bản chất: lãnh đạo đánh giá nhân viên theo các mục tiêu được xác định trong chu kỳ đánh giá và theo cả quá trình làm việc lâu dài của người lao động. Đây là phương pháp quản lý dựa trên kết quả lao động cuối cùng và sự nỗ lực của người lao động.
Ưu, nhược điểm: ghi nhận được sự tiến bộ của nhân viên trong cả quá trình làm việc tuy nhiên phương pháp sẽ hạn chế phần nào sự nỗ lực của nhân viên mới, việc xác định mục tiêu tốn thời gian và tương đối phức tạp
a. Phương pháp KPIs
KPIs đang là một phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm sử dụng bởi đây là một công cụ đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
Bản chất: KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bảng mô tả công việc hoặc kế hoạch làm
việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Chu kỳ thực hiện thường là hàng năm hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết. Việc xây dựng các KPI cho một bộ phận hoặc chức danh công việc được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1:Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs.
Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh. Bước 4: Xác định các chỉ số KPI (chỉ số đánh giá) của bộ phận hoặc cho từng vị trí chức danh.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng.
Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Chu kỳ thực hiện thường là hàng năm, hàng quý hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết. Ưu, nhược điểm: Giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban; Các chỉ tiêu đưa ra gắn với định hướng và mục tiêu của công ty; Đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (định lượng) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân. Bên cạnh khá nhiều ưu điểm thì việc thiết kế xây dựng các tiêu chí và tổ chức thực hiện theo phương pháp này mất nhiều thời gian và khá phức tạp.
Như vậy, có khá nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả công việc với những ưu, nhược điểm riêng sẽ được lựa chọn tùy thuộc mục tiêu quản lý và đặc thù tổ chức.
Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa 2 lần đánh giá liền kề. Việc xác định chu kỳ đánh giá thường được thực hiện bởi bộ phận quản trị nhân lực trên cơ sở đóng góp của các phòng, ban, bộ phận trong tổ chức. Lãnh đạo của tổ chức là người quyết định cuối cùng về chu kỳ đánh giá. Việc xác định chu kỳ đánh giá thực hiện công việc có ảnh hưởng đến tính chính xác và động lực hoàn thành công việc của người lao động. Nếu chu kỳ đánh giá thực hiện công việc quá dài sẽ khiến cho người đánh giá dễ mắc phải lỗi ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất, làm sai lệch kết quả đánh giá. Bên cạnh đó,
nếu chu kỳ đánh giá quá ngắn sẽ khiến việc thu thập thông tin không đầy đủ, khiến việc đánh giá trở nên không chính xác, không phản ánh được hết quá trình làm việc của người lao động. Chu kỳ quá ngắn cũng khiến tổ chức lãng phí nguồn lực, bỏ thêm nhân lực và thời gian vào việc tổng hợp và thu thập thông tin trong khi hiệu quả không đáng kể, dễ tạo tâm lý căng thẳng cho nhân viên.Trên thực tế, chu kỳ đánh giá cũng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mục tiêu của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hiện nay, chu kỳ đánh giá thực hiện công việc hiện nay thường từ 6 tháng/ lần đến 1 năm/ lần. Đây là những chu kỳ đánh giá hợp lý, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chọn chu kỳ đánh giá 6 tháng/ lần và doanh nghiệp có quy mô lớn có thể chọn chu kỳ 1 năm/ lần.
Bên cạnh những chu kỳ đánh giá thường xuyên, các nhà quản lý cũng có thể đưa ra những chu kỳ không đều đặn áp dụng trong những dự án quan trọng hoặc dự án trong thời gian ngắn, đi kèm với chế độ thưởng hợp lý để giám sát công việc của người lao động, tăng tính cạnh trạnh và động lực làm việc cho họ.
Lựa chọn và đào tạo người đánh giá
Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác cũng thường được lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợp khác nhau như bạn cùng làm việc, người cấp dưới, bản thân người lao động hoặc cũng có thể là những khách hàng, bạn hàng của người lao động. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người lãnh đạo trực tiếp thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác để tham khảo.
Đây là việc làm cần thiết để đảm bảo hiệu quả của đánh giá. Căn cứ theo phương pháp đã lựa chọn, nhà quản lý phụ trách công tác đánh giá hoặc chuyên gia đánh giá được tổ chức mời sẽ huấn luyện các kiến thức, kỹ năng đánh giá cho những người tham gia đánh giá. Những người đánh giá cần được đào tạo để hiểu sâu về hệ thống đánh giá, mục đích của đánh giá, hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá.
Để đào tạo đánh giá, cần cung cấp các văn bản hướng dẫn đánh giá cho những người đánh giá nghiên cứu kỹ. Có thể tổ chức lớp tập huấn hoặc hội thảo đánh giá cho những người tham gia đánh giá để thảo luận về mục đích, nội dung, phương pháp đánh giá và rèn luyện kỹ năng thực hành đánh giá.
Triển khai thực hiện đánh giá thực hiện công việc
Truyền thông đánh giá thực hiện công việc
Truyền thông đánh giá là cách thức truyền tải nội dung, thông tin về việc đánh giá thực hiện công việc tới người lao động để đảm bảo người lao động có thể nhận được các thông tin về công tác đánh giá thực hiện công việc và biết họ sẽ được đánh giá bằng phương pháp gì, tiêu chuẩn gì. Truyền thông đánh giá có vai trò quan trọng giúp người đánh giá và người được đánh giá hiểu được cách thức đánh giá thực hiện công việc, tránh những hiểu lầm không đáng có tại doanh nghiệp mình.
Công tác truyền thông đánh giá thể hiện sự minh bạch của tổ chức trong khâu đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức truyền thông khác nhau để đưa thông tin đến người lao động, như:
Đăng thông tin lên tạp chí thông tin nội bộ về việc triển khai đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Trong đó, nêu rõ quy trình đánh giá, cách thức đánh giá, thời gian triển khai áp dụng và đưa ra các kênh giải đáp thắc mắc cho người lao động về các vấn đề liên quan đến công tác đánh giá.
Tổ chức các cuộc họp theo phòng/bộ phận/đơn vị để phổ biến thông tin về việc triển khai công tác đánh giá tại doanh nghiệp, mục đích đánh giá và các vấn đề liên quan đến quá trình đánh giá. Thông qua cuộc họp, người lao động có thể trực tiếp đặt câu hỏi và được giải đáp thắc mắc kịp thời.
Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc
Doanh nghiệp tổ chức các cuộc đối thoại chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp với nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; trao đổi về những ưu nhược điểm của nhân viên; tìm hiểu ý kiến, quan điểm của nhân viên và đưa ra những phương hướng, biện pháp nhằm giúp nhân viên phát triển hơn trong tương lai.
Để công tác phỏng vấn thành công, người phỏng vấn phải làm tốt công tác chuẩn bị: xác định rõ các thông tin sẽ đưa ra trao đổi trong buổi phỏng vấn, xem xét lại kết quả đánh giá trong những kỳ trước để làm cơ sở đánh giá, xác định các cách tiếp cận phù hợp với từng đối tượng, lựa chọn địa điểm tiến hành phỏng vấn, ấn định thời gian phỏng vấn và thông báo tới người lao động. Thông thường, một cuộc phỏng vấn đánh giá được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn.
Bước 2: Thông báo về những quyền lợi của người lao động liên quan đến phỏng vấn.
Bước 3: Làm rõ những công việc mà người lao động đã thực hiện tốt, ghi nhận những thành tích mà họ đã đạt được và khuyến khích họ thực hiện tốt hơn trong tương lai. Bước 4: Thảo luận về những vấn đề người lao động cần thực hiện để hoàn thiện công việc của họ trong tương lai. Chỉ ra các chương trình huấn luyện, các phương pháp cụ thể người lao động nên áp dụng để nâng cao kỹ năng, trình độ tay nghề.
Bước 5: Chỉ ra các hướng thăng tiến nghề nghiệp khi họ thực hiện tốt công việc, nhiệm vụ được giao và các yếu tố cần tích lũy để thăng tiến vào các vị trí.
Có nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau, tùy vào từng đối tượng đánh giá mà áp dụng những hình thức phỏng vấn đánh giá khác nhau. Một số hình thức phỏng vấn điển hình là:
Kể và thuyết phục: là người phỏng vấn sẽ đưa ra những gợi ý và thuyết phục người lao động thực hiện công việc theo phương hướng đã xác định trước. Cách này có thể áp dụng tốt đối với những lao động mới hoặc lao động có ít kinh nghiệm.
Kể và lắng nghe: Người phỏng vấn sẽ đưa ra nhận xét về tình hình thực hiện công việc của người lao động và lắng nghe người lao động đưa ra những cách thức thực hiện công việc của họ trong tương lai. Cách này áp dụng tốt cho những lao động đã có kinh nghiệm.
Giải quyết vấn đề: Người phỏng vấn và người lao động cùng thảo luận để xác định những điểm mạnh, điểm yếu của ngưởi lao động và thống nhất giải pháp để cải thiện hiệu quả làm việc của người lao động trong tương lai. Cách này đòi hỏi chính người lao động cũng cần phải chuẩn bị trước khi tiến hành phỏng vấn.
Phỏng vấn hỗn hợp: là sự kết hợp của hai phương pháp phỏng vấn nói – thuyết phục và phỏng vấn giải quyết vấn đề. Cuộc phỏng vấn bắt đầu bằng việc cấp dưới lắng nghe lời nhận xét đánh giá của cấp trên sau đó hai bên thảo luận về vấn đề cần cải thiện, các giải pháp để hoàn thành công việc và cuối cùng là thảo luận để đưa những cải tiến trong thực hiện công việc.
Khi tiến hành phỏng vấn, người phỏng vấn cần lưu ý các vấn đề sau:
Áp dụng nguyên tắc khen – chê – khen nhằm tạo động lực cho người lao động.
Trong quá trình phỏng vấn cần tránh việc tranh cãi, phê phán với người lao động. Luôn luôn khẳng định với người lao động rằng phỏng vấn là để hoàn thiện sự thực hiện công việc chứ không phải nhằm mục tiêu trừng phạt hay kỷ luật người lao động. Giải thích cho người lao động hiểu rằng người lãnh đạo luôn hỗ trợ người lao động trong những trường hợp cần thiết.
Trên cơ sở đánh giá, nhận xét đã đưa ra cần nhấn mạnh và khảng định lại những nỗ lực của người lao động.
Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác quản trị nhân lực
Kết quả của đánh giá thực hiện công việc được ứng dụng phổ biến trong các nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực, nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn. Kết quả của đánh giá thực hiện công việc được sử dụng trong các công tác sau:
Hoàn thiện chính sách Quản trị nhân lực: Thông qua đánh giá thực hiện công việc ban lãnh đạo, bộ phận Quản trị nhân lực sẽ nhìn thấy những chính sách bất hợp lý đang được áp dụng tại doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để hoàn thiện hơn nữa chính sách trong tổ chức. Điều này có ảnh hưởng lớn với cả phía tổ chức và phía người lao động. Một chính sách khoa học, hợp lý sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên và tăng thêm sự tin tưởng đối với doanh nghiệp.
Trả thù lao lao động: Kết quả đánh giá thực hiện công việc được sử dụng trong trả công lao động. Đánh giá thực hiện công việc đo lường mức độ hoàn thành công việc của người lao động thông các tiêu chí đã đề ra, do đó kết quả đánh giá thực hiện công việc được làm căn cứ để trả công lao động thông qua hệ số tham gia lao động hoặc hệ số thi đua. Bên cạnh đó kết quả đánh giá thực hiện công việc còn được sử dụng trong xét thưởng thông qua kết quả đánh giá xếp loại thi đua.
Bố trí và sử dụng nhân lực: Bảng đánh giá thực hiện công việc sẽ phản ánh mức độ phù hợp với công việc của từng nhân viên trong tổ chức. Đây là cơ sở sắp xếp, phân công lao động phù hợp với từng đối tượng cụ thể.
Đề bạt và thăng tiến: Đi kèm với việc đánh giá thực hiện công việc của người lao động là chính sách đề bạt và thăng tiến rõ ràng dựa trên cơ sở là kết quả đánh giá thực hiện công việc. Đối với các cá nhân có thành tích tốt trong đánh giá thực hiện công
việc sẽ được cân nhắc đề bạt hoặc tăng lương trước thời hạn... nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động trong doanh nghiệp.
Đào tạo và phát triển: Bất kỳ một người lao động nào cũng đều mong muốn có cơ hội học tập và phát triển bản thân. Thông qua đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp cho bộ phận quản trị nhân lực cái nhìn tổng quan về trình độ, kỹ năng của người lao động. Từ đó có chính sách đào tạo lại đối với các cá nhân có trình độ kỹ thuật chuyên môn còn yếu kém và có chương trình phát triển các cá nhân có tố chất, tiềm năng trong doanh nghiệp.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc
Công tác phân tích công việc
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong công tác đánh giá thực hiện công việc. Kết quả của phân tích công việc là ba bảng: mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc và tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. Đây là cơ sở để đưa ra các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Để công tác đánh giá thực hiện công việc đạt kết quả chính xác thì cần có các tiêu chí đánh giá phù hợp với người lao động. Thông qua bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc, bộ phận xây dựng nội dung đánh giá thực hiện công việc sẽ đưa ra các chỉ tiêu sát với yêu cầu công việc từ đó có kết quả đánh giá về mức độ hoàn thành công việc một cách chính xác.
Bất kỳ một vị trí công việc nào cũng có những yêu cầu thực hiện công việc riêng, thông qua bản mô tả công việc mới có thể đưa ra các chỉ tiêu đánh giá hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó có thể so sánh mức độ hoàn thành công việc của các cá nhân có tính chất công việc tương tự nhau. Đối với các công việc mang tính chất đặc thù chỉ có phân tích công việc mới có thể giúp cán bộ quản trị nhân sự có cái nhìn tổng quát về công việc và đưa ra nội dung cũng như phương pháp đánh giá thực hiện công việc chính xác.
Có thể thấy phân tích công việc là công tác quan trọng trong việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Công tác góp phần tăng tính chính xác cho kết quả cuối cùng của công tác đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp.
Nguồn lực của doanh nghiệp dành cho công tác đánh giá thực hiện công việc
Đội ngũ đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu đối với công tác này. Kiến thức, kỹ năng của cán bộ quản lý hay chính người tham gia đánh giá thực hiện công việc cho chính người lao động ảnh hưởng không nhỏ tới công tác đánh giá thực hiện công việc. Xây dựng nội dung và hệ thống đánh giá thực hiện công việc cho toàn thể người lao động là công việc quan trọng trong công tác đánh giá thực hiện công việc. Việc thiết kế bảng đánh giá cần phải đo lường được mức độ hoàn thành công việc của người lao động do đó đòi hỏi cán bộ cho công tác này phải có kiến thức, trình độ về đánh giá thực hiện công việc mới có thể xây dựng nên bảng đánh giá phù hợp. Một bảng đánh giá không sát thực với công việc của người lao động và không đo lường được mức độ hoàn thành công việc của người lao động thì kết quả của công tác đánh giá thực hiện công việc là không hiệu quả và không có ý nghĩa đối với doanh nghiệp/ tổ chức đó. Bên cạnh đó, nhận thức thái độ của cán bộ làm công tác đánh giá vô cùng quan trọng, nếu nhận thức không đúng đắn về tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ dẫn tới thái độ trong đánh giá thực hiện công việc của người khác. Một số lỗi mà người đánh giá có thể mắc phải đó là lỗi thiên vị, lỗi xu hướng trung bình...những lỗi này của người đánh giá xuất phát từ việc nhận thức không đúng đắn về tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc. Điều này ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của đánh giá thực hiện công việc. Nhận thức điều chỉnh hành vi và thái độ, nhận thức đúng đắn sẽ góp phân nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp.
Do đó, để công tác đánh giá thực hiện công việc đạt hiệu quả cao thì cần nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác đánh giá. Bởi vì đây chính là những người xây dựng bảng đánh giá cho toàn doanh nghiệp, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác này.
Sự quan tâm của người lao động đối với công tác đánh giá thực hiện công việc
Người lao động là một yếu tố cấu thành trong đánh giá thực hiện công việc. Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình thì người lao động cũng phải tham gia đánh giá chính công việc mình đảm nhận thông qua các tiêu chí mà doanh nghiệp
đưa ra. Mỗi cá nhân người lao động sẽ có những động cơ lao động, mối quan tâm và thái độ khác nhau trong công việc, vì thế mỗi người trong số họ sẽ có những ưu tiên riêng trong quá tình công tác của mình. Cho nên khi xây dựng thiết kế bảng đánh giá làm sao để trung hòa được giữa động cơ lao động của người lao động với mục tiêu chung của Công ty là điều quan trọng, có như vậy việc đánh giá mới có ý nghĩa. Nếu như Công ty xây dựng bảng đánh giá thực hiện công việc không hướng được hành vi của người lao động vào cùng với mục tiêu chung của tổ chức thì việc đánh giá không có ý nghĩa.Vì vậy, người cán bộ nhân sự thiết kế nội dung đánh giá thực hiện công việc phải hiểu được chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự để đưa ra những nội dung phù hợp và sát thực nhất vào bảng đánh giá. Ngoài ra thái độ của người lao động cũng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức phỏng vấn đánh giá. Người lao động có thái độ nghiêm túc trong hành vi lao động của mình sẽ hợp tác tốt với người lãnh đạo trong quá trình phỏng vấn, giúp cho việc phản hồi thông tin trong đánh giá thực hiện công việc của Công ty trở nên hiệu quả và có ý nghĩa hơn.
Bên cạnh đó, bất kỳ người lao động nào cũng muốn được ghi nhận những cống hiến trong quá trình lao động và làm việc tại doanh nghiệp của mình. Do đó, công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện một cách công bằng công khai minh bạch đi kèm với chế độ đãi ngộ, khen thưởng, thăng tiến hợp lý sẽ thúc đẩy người lao động có đánh giá chính xác hơn về công việc mình tham gia. Bên cạnh đó, người lao động cũng đóng vị trí vô cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác về điều kiện và môi trường làm việc tại doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để ban lãnh đạo doanh nghiệp có các chính sách quản trị nhân lực hoàn thiện hơn nữa, góp phần tạo động lực làm việc cho nhân viên và tăng năng suất lao động.
Văn hóa doanh nghiệp
Với mỗi tổ chức đều có một nét văn hóa đặc trưng. Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị tinh thần tồn tại trong doanh nghiệp từ thế hệ này sang thế hệ khác. Mọi người trong tổ chức gắn kết với nhau không chỉ vì những mục tiêu kinh tế khác nhau mà còn vì giá trị tinh thần cốt lõi của tổ chức đó. Chính những giá tị cốt lõi đó ảnh hưởng đến nội dung công tác đánh giá thực hiện công việc. Nếu văn hóa doanh nghiệp coi trọng yếu tố trung thành, sự gắn kết với doanh nghiệp thì khi xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện các tiêu chí này sẽ chiếm trọng số cao hơn. Hoặc đối với các
doanh nghiệp nét văn hóa đặc trưng của họ là luôn luôn đúng giờ trong công việc thì công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ tập trung nhiều hơn vào việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương của tổ chức.
Như vậy, có thể thấy văn hóa doanh nghiệp là tinh thần của doanh nghiệp, là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Văn hóa doanh nghiệp phản ánh quan điểm của lãnh đạo đối với các giá trị mà doanh nghiệp muốn xây dựng nên. Như vậy, với mỗi doanh nghiệp có nét văn hóa khác nhau thì sẽ có ảnh hưởng khác nhau đến công tác đánh giá thực hiện công việc.
Kinh nghiệm của một số tổ chức trong và ngoài nước về công tác đánh giá thực hiện công việc
Công tác đánh giá thực hiện công việc đã được quan tâm triển khai thực hiện tại nhiều loại hình tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam. Trong đó, kinh nghiệm của một số tổ chức sau đây được tác giả rút ra dựa trên việc phân tích mục đích, phương pháp và các bước đánh g