Tiểu luận Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

 / 
1 
BÀI LÀM 
1. Sơ đồ về các nguồn thông tin thu thập trong cuộc sống hiện nay 
Thông tin 
Nguồn tin công 
cộng 
Nguồn tin không 
công cộng 
Nguồn tin từ tài 
liệu gốc 
Các nguồn tin khác 
không hình thức 
Sách, báo, 
tạp chí 
Hệ thống văn 
bản của cấp trên, 
của cơ quan 
Mạng 
Internet 
Báo cáo, tham 
luận, hội nghị 
Thư mục các bộ 
thẻ, xuất bản gốc 
Trao đổi miệng 
Điện thoại 
Truyền hình, 
phát thanh 
 / 
2
2. Phân tích 
2.1. Mặt thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý nguồn thông 
tin
Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm các thông tin nhằm mang lại 
hiểu
biết cho con người. Đặt trong bối cảnh
cụ
thể
là thông tin trong cuộc sống hiện
nay, thu thập thông tin có thể
được hiểu là việc tập hợp các nguồn thông tin phục 
vụ
cho mục đích khác nhau của mỗi người.
Thông tin thu
thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi vấn đề
cần
biết hay cần làm sáng tỏ
đều có sẵn từ
những thông tin đã thu thập được. Theo đó
, thông tin cần phải thực hiện qua một bước nữa trước khi đưa ra quyết định quản 
lý là xử
lý thông tin. Thực tế
chỉ
ra rằng, thông tin thu thập được cần được
sàng 
lọc xử
lý thì lúc đó giá trị
của
thông tin sẽ
tăng lên rất nhiều . Thông qua xử
lý 
thông tin giúp lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập 
nhật, đồng bộ
và từ
đó có điều kiện để
giải quyết
công việc tốt nhất.
* Thuận lợi trong quá trình thu thập và xử
lý nguồn thông tin: 
-
Nguồn thông tin phong phú, đa dạng:
Thông tin có từ
nhiều nguồn khác 
nhau như sách, báo, tạp chí, mạng internet, hệ
thống văn bản của cấp trên của cơ 
quan, báo cáo, tham luận, hội nghị , thư mục các bộ
thẻ, xuất bản gốc, trao đổi
miệng, điện thoại, truyền hình, phát thanh
Nguồn thông tin đề
cập đến tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội, giúp người đọc khai thác triệt để
những khía 
cạnh, thông tin của vấn đề
mình cần nghiên cứu. Những vấn đề
này được đưa ra 
đánh giá, bình luận, có nhiều ý kiến đóng
góp khác nhau, từ
đó người đọc có thể
tham khảo để
đưa ra nhận xét của chính bản thân mình, khai thác và phân tích 
triệt để
để
biến thông tin thu thập được từ
nguồn tài liệu thành của mình. 
-
Nguồn thông tin có tính di động và tính linh hoạt rất cao. Người đọc có thể 
tìm và thu thập tài liệu tại bất cứ
nơi đâu, bất cứ
khi nào, không bị
ngăn cách bởi 
thời gian, không gian và đối tượng. Thậm chí họ
còn có thể
thu thập, tải về,
lữu 
giữ
lại để
lần sau có thể
đọc ngoại tuyến. Không khó khăn như một số
cách 
 / 
3 
thu thập tài liệu khác như phải đến tận thư viện, đi làm bài phỏng vấn, khảo sát 
số liệu thực tế. 
- Công nghệ thông tin phát triển giúp cho quá trình thu thập và xử lý thông 
tin được nhanh chóng và chính xác. 
- Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo 
yêu cầu về thông tin, nguồn lực mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức 
thu thập thông tin cho phù hợp. Ví dụ như phương pháp quan sát tại chỗ, phỏng
vấn, bảng hỏi, 
* Khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý nguồn thông tin: 
- Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích: Quá trình thu thập thông 
tin luôn đối mặt với hai vấn đề hoặc quá tải thông tin hoặc thiếu các thông tin cần 
thiết. Sự quá tải về thông tin dẫn đến trong việc khó khăn lựa chọn những thông 
tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện nhất về bản chất sự việc, hiện tượng
và tạo 
sức ép phải thu thập thêm thông tin vì tâm lý không muốn bỏ sót thông tin dù 
thông tin thu thập được có thể đã đến mức bão hoà. Sự quá tải về thông tin cũng 
dẫn đến khó khăn cho quá trình xử lý. Việc xử lý nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời 
gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực và kỹ năng xử lý thông tin. 
Trái ngược với sự quá tải về thông tin là tình trạng thiếu thông tin hữu ích. 
Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến để có thể có đủ thông tin cho quá trình giải 
quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập. Mặt
khác, do thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thì thông 
tin thu thập được có thể không phản ánh hết được bản chất của đối tượng, dẫn
đến
có thể nhận thức sai lệch về đối tượng. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến
quá trình xử lý thông tin khó tìm ra bản chất, ý nghĩa của thông tin. Bởi lẽ, thông 
tin chỉ có ý nghĩa thống kê khi đạt đến một định mức nhất định. 
- Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin: Hạn chế về năng lực và 
kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông 
 / 
4 
tin và hiệu quả khai thác thông tin. Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông 
tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý. Sự hạn chế về kỹ 
năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa
chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương 
pháp. Việc xử lý thông tin sẽ bị giảm bớt hiệu quả nếu chủ thể thu thập thông tin 
không có các kiến thức về thống kê, thiếu kỹ năng phân tích thông tin, kỹ năng 
sử dụng các phương tiện tin học trong xử lý số liệu. 
- Những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức: 
Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý và văn hoá tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá 
trình thu thập và xử lý thông tin. Văn hoá tổ chức khép kín, thiếu sự cởi
mở, chia 
sẻ thông tin giữa các cán bộ, công chức với nhau có thể sẽ gặp nhiều
khó khăn. 
Mặt khác, khi tổ chức duy trì quá nhiều thủ tục cứng
nhắc cũng dẫn
đến việc thu 
thập và chia sẻ thông tin khó khăn, thành rào cản cho quá trình thu thập thông tin
. Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng nấc có thể làm cho thông tin bị
thu thập 
không đầy đủ hoặc bị nhiễu qua các tầng nấc. 
2.2. Tích cực và hạn chế nguồn thông tin (có thể sử dụng và thông tin giả , 
nhiễu loạn thông tin) khi tiếp cận và sử dụng nguồn thông tin từ các kênh 
thông tin đã thể hiện
ở sơ đồ 1 
 Tích cực: 
- Nguồn thông tin cập nhật rất cao. Ví dụ nguồn thông tin như tài liệu trên 
Internet thì việc cập nhật thông tin lại rất đơn giản, nó có thể được cập nhật từng 
ngày , từng giờ , không phải mất quá nhiều thời gian và tiền bạc cho công tác 
chuẩn bị. Vì vậy, người đọc sẽ rất dễ dàng nắm bắt được quá trình vận động và 
phát triển của vấn đề mình nghiên cứu. 
- Nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp 
thông tin. Thông tin này có thể từ đối tượng liên quan cung cấp thông qua phát 
 / 
5 
biểu, trao đổi trực tiếp, thông qua thái độ của người trong cuộc Từ đó, xác 
định những thông tin có ý nghĩa mấu chốt đối với sự việc. 
- Xác định được đối tượng tiếp nhận câu trả lời, quyết định, biện pháp giải 
quyết là cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư để đưa ra các phương án giải 
quyết phù hợp, hiệu quả. 
- Thu thập thông tin tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi 
kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng , phù hợp với mỗi loại 
thông tin cần thu thập. 
 Hạn chế: 
- Không xác định được chính xác nguồn gốc. Ví dụ nguồn thông tin trên 
internet vì tài liệu Internet mang tính mở, bất cứ ai cũng có thể đóng góp ý kiến, 
có thể là tác giả thật, nhưng đa phần là những người khác thực hiện tính năng 
chia sẻ. Ví dụ điển hình là báo điện tử, nhiều trang báo điện tử đăng tải các bài 
viết có nội dung giống hệt nhau, không có trích dẫn cụ thể là từ nguồn nào. Vì thế
, người đọc không thể xác định được đâu là nguồn gốc chính xác của bài viết
đó 
để thẩm định mức độ khách quan của nó. Vì thế việc xác định chính xác nguồn 
gốc của thông tin trước khi sử dụng là rất cần thiết. 
- Nguồn thông tin phong phú sẽ khiến chúng ta quá lệ thuộc vào. Từ việc 
không xác định được nguồn gốc thông tin của tài liệu chính là nguyên nhân dẫn 
tới việc copy, ăn cắp bản quyền thông tin một cách tràn lan. Nhất là trong lĩnh 
vực giáo dục, học sinh, sinh viên có thể copy một phần hoặc toàn bộ nội dung của 
tài liệu như bài văn, bài tiểu luận, Việc thu thập nguồn thông tin tài liệu
quá 
phụ thuộc khiến con người suốt ngày chỉ biết tìm kiếm nguồn thông tin trên 
internet không có kinh nghiệm thu thập tài liệu sơ cấp. Phải kết hợp thu thập
nguồn thông tin tài liệu từ internet và thu thập tài liệu từ các nguồn khác để tự rèn 
luyện cho mình kỹ năng so sánh, đánh giá. 
 / 
6 
- Lập trường của người đọc và độ chính xác của nguồn thông tin. Tài liệu rất 
đa dạng, nhiều chủng loại, mỗi vẫn đề được đưa ra bàn luận lại có những ý kiến 
đóng góp trái chiều, có cả những ý kiến đồng tình ủng hộ; cả những ý kiến, quan 
điểm phản đối, bác bỏ. Những điều này sẽ gây ra các tác động không nhỏ đối với 
lập trường của người đọc. Nguồn thông tin sẽ bị nhiễu loạn khi đến với
người đọc
. Ngoài ra độ chính xác của nhiều nguồn thông tin không được kiểm
nghiệm chặt 
chẽ nên mức độ tin cậy của nó cũng không được đánh giá cao.
Trước những hạn chế này, người đọc phải có kỹ năng phân tích, chọn lọc 
những nguồn thông tin có nguồn gốc rõ ràng , có độ chính xác và tin cậy cao; 
sàng lọc, quan tâm, chú ý đến những ý kiến đúng đắn. Loại bỏ những thông tin, ý 
kiến tiêu cực nhằm củng cố lập trường của mình. 
 / 
7 
3. Liên hệ thực tiễn việc ứng dụng các thông tin thường sử dụng trong quá 
trình làm việc, công tác tại cơ quan/đơn vị. 
- Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm thông 
tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng 
nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu 
thập các thông tin cần thiết , khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải , 
thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết. Để xác định
đúng nhu cầu bảo đảm thông tin cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc
phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày. 
- Việc xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với 
nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm 
vụ chung của tổ chức. Những thông tin cần thiết cho công việc có thể đã
được thu 
thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của cơ quan, đơn vị. Vì 
vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức
sẽ
 tránh việc thu thập lại những thông tin đã có. Mặt khác, đặt việc xác định nhu 
cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin của cơ quan, 
tổ chức để bảo đảm sự thông suốt của thông tin trong hoạt động của tổ chức. 
- Thông tin thu thập được có từ nhiều nguồn khác nhau, với mức độ tin cậy 
khác nhau. Việc quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin có nhiều ý nghĩa. Một 
mặt, hoạt động này cho phép xác định mức độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, 
quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin giúp kết hợp thông tin, bổ sung thông tin 
để nhận diện đầy đủ hơn về một vấn đề.
Các nguồn thông tin chính thống, từ các 
cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có mức độ tin cậy cao hơn thông tin từ các 
nguồn khác. Nguồn thông tin cập nhật sẽ có ý nghĩa nhiều hơn thông tin đã cũ. 
Nguồn thông tin có quy mô mẫu lớn sẽ đáng tin cậy hơn nguồn thông tin thu 
thập
ở quy mô mẫu nhỏ hơn. Khi quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin cần
phải giải đáp cụ thể các vấn đề sau đây: 
 / 
8
+ Nguồn thông tin bắt nguồn từ đâu? 
+ Thông tin có phản ánh về cùng một đối tượng hoặc về các đối tượng có 
đặc điểm tương đồng nhau không? 
+ Thông tin được thu thập bằng kỹ thuật nào? Mức độ đáng tin cậy của các 
kỹ thuật thu thập thông tin? 
+ Thông tin được thu thập ở quy mô nào? 
+ Thời gian thu thập thông tin như thế nào
?
+
Mức độ
hoàn chỉnh, toàn diện của thông tin như thế
nào?
+
Mức độ
kiểm chứng của thông tin như thế
nào?
-
Thông tin trong quá trình quản lý phải bảo đảm các yêu cầu
+ Thông tin phải đúng . Nghĩa là thông tin phải trung thực , chính xác và 
khách quan. Để
đạt tiêu chuẩn này cần có yếu tố
con người, yếu tố
vật chất, yếu
tố
phương pháp thu thập và xử
lý thông tin;
+ Thông tin phải đủ. Tiêu chuẩn này thể
hiện thông tin phải phản ánh các 
khía cạnh cần thiết để
có thể
tái tạo được hình ảnh tương đối trung thực về
đối
tượng đang được xem xét. Thông tin đủ
cũng đồng thời với nghĩa không dư thừa, 
không lãng phí. Để
có được tiêu chuẩn này đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản
lý phải 
có tầm nhìn chiến lược;
+ Thông tin phải kịp thời. Nghĩa là thông
tin phải được thu thập, phản ánh 
đúng lúc để
kịp phân tích, phán đoán, xử
lý. Tuy nhiên tiêu chuẩn này phụ
thuộc
vào khả
năng con người, trang thiết bị, phương pháp áp dụng.
+ Thông tin phải gắn với quá trình, diễn biến của sự
việc. Nghĩa là thông tin 
đó thuộc giai đoạn nào thuộc quá trình quản lý, thuộc cấp quản lý nào? Đây là 
tiêu chuẩn rất quan trọng đánh giá chất lượng thông tin thời kỳ
hiện đại;
+ Thông tin phải dùng được. Nghĩa là thông tin phải có giá trị
thực sự,
thông tin có thể
đóng góp vào một trong các công việc như: thống kê, ra quyết
 / 
9 
định quản lý, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân... Đồng thời 
thông tin phải được xử lý để dễ đọc, dễ tiếp thu, dễ hiểu, dễ nhớ. 
 / 
10 
- Nguyên tắc xử lý thông tin: 
+ Thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận 
và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (
được cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc và khảo sát 
thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng
toàn cầu). Điều này đòi 
hỏi, việc xử lý thông tin phải chú ý đến tính đầy đủ của thông tin. Không thể xử
 lý thông tin có hiệu quả dựa trên thông tin một chiều , thông tin chưa đầy đủ.
Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin sẽ bảo đảm cho quá trình xử lý thông 
tin có hiệu quả, nhận diện được bản chất của sự việc và đưa ra quyết định đúng 
đắn; 
+ Thận trọng khi tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước 
ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin chính thức. Thông tin trong quá trình xử
 lý có tính đa dạng nhưng không ít trường hợp thiếu những thông tin hữu
ích, 
thông tin chính thống . Chính vì vậy, việc xử lý thông tin phải xác định được
nguồn gốc thông tin, có sự so sánh, đối chiếu các nguồn thông tin với thông tin 
chính thức, tránh tình trạng sa vào xử lý nguồn thông tin chưa được kiểm chứng
đầy đủ, chưa có cơ sở để giải thích về sự mâu thuẫn giữa nguồn thông tin đó với
thông tin chính thống. 
+ Loại bỏ các yếu tố bình luận lẫn trong thông tin, các dư luận xã hội chưa 
kiểm chứng . Vì vậy, để xử lý thông tin hiệu quả cần loại bỏ những yếu tố bình 
luận, nhận xét, những yếu tố mang tính dư luận xã hội để xác định đúng nội
dung 
cốt lõi, yếu tố khác quan trong thông tin được cung cấp. 
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin: 
Kết quả thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, phỏng 
vấn, khảo sát tồn tại dưới hai dạng: 
+ Thông tin định tính. 
+ Thông tin định lượng. 
 / 
11 
Để nâng cao hiệu quả xử lý thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin 
vào quá trình này ngày càng phổ biến. Quá trình áp dụng công nghệ thông tin 
trong xử lý thông tin lưu ý: 
+ Xử lý logic đối với thông tin định tính. Đây là việc đưa ra những phán 
đoán về bản chất của sự kiện. 
+ Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng . Đây là việc sử dụng 
phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp dữ liệu 
thu thập được. 
- Bảo quản, lưu trữ thông tin: 
Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không 
bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài. Việc bảo quản, lưu trữ 
thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến