Tiểu luận Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở
37 trang
12/11/2023
1530
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tiểu luận Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.
Tóm tắt nội dung tài liệu: Tiểu luận Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Nhóm 4_Lớp QTVP14C XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ (Thuộc môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học) Ngành: Quản trị văn phòng Mã ngành: D340406 Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông Danh sách thành viên nhóm 4: 1. Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng 2. Trần Thị Kim Quyên 3. Nguyễn Thị Như 4.Đinh Thị Thu Phương 5. Nguyễn Thị Bích Phượng 6. Bùi Thị Phương 7.Đỗ Thị Tâm 8. Phùng Thị Thanh 9. Nông Thị Thảo 10. Triệu Thị Phương Thảo 11. Bùi Thị Thảo 12. Ngô Minh Thắng Hà Nội_2015 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Nhóm 4_Lớp QTVP14C XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ (Thuộc môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học) Ngành: Quản trị văn phòng Mã ngành: D340406 Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông Chức danh, học hàm, học vị: Nghiên cứu viên chính, TSKH Danh sách thành viên nhóm 4: 1. Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng 2. Trần Thị Kim Quyên 3. Nguyễn Thị Như 4.Đinh Thị Thu Phương 5. Nguyễn Thị Bích Phượng 6. Bùi Thị Phương 7.Đỗ Thị Tâm 8. Phùng Thị Thanh 9. Nông Thị Thảo 10. Triệu Thị Phương Thảo 11. Bùi Thị Thảo 12. Ngô Minh Thắng Hà Nội_2015 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu lần này, trước hết xin chân thành cảm ơn cô TSKH Nguyễn Thị Đông đã tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn làm đề tài trong thời gian qua. Xin gửi tới khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em thu thập số liệu khảo sát để thực hiện nghiên cứu đề tài. Với vốn kiến thức hạn hẹp và khả năng có hạn em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phê bình từ các thầy cô. Xin chân thành cảm ơn! LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, cùng với xu thế phát triển của xã hội và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh là khó tránh khỏi và vô cùng khốc liệt. Trong bối cảnh đó, văn hoá giao tiếp trong kinh doanh được nói đến như một tiêu chí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Giao tiếp vốn là một hoạt động thiết yếu của con người. Đặc biệt, trong công sở, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một cơ quan. Trong cuộc sống hàng ngày cũng như là trong các mối quan hệ kinh doanh hay các mối quan hệ nơi công sở, để có sự thành công không chỉ cần sự siêng năng cần cù sáng tạo làm việc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp. Nhận biết được ý nghĩa thực tiễn trên nên nhóm quyết định chọn đề tài “Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở”. Việc tìm hiểu và nghiên cứu sâu vấn đề này giúp nhóm có cơ hội để hiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như những chuẩn mực trong giao tiếp của người Việt Nam từ đó có thể nắm bắt được những kỹ năng cần thiết nhằm trang bị thêm cho mình một trong những yếu tố không thể thiếu để thành công, bên cạnh những kiến thức và kỹ năng được đào tạo thông qua trường lớp. Tuy nhiên, với thới gian và nguồn lực có hạn, hơn nữa văn hoá là một trong những vấn đề hết sức rộng lớn, đa dạng về khía cạnh, phong phú về quan điểm, cách nhìn nhận nên trong khuôn khổ đề tài này, nhóm chỉ xin đề cập đến văn hoá giao tiếp nơi công sở ở một số khía cạnh cơ bản. Nội dung đề tài được tham khảo qua nhiều quan điểm tài liệu và dựa trên ý chí chủ quan của nhóm nên sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót và hạn chế. Chính vì vậy, nhóm rất mong được thầy cô các bạn thông cảm và góp ý. Đề tài: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở. Phần 1.MỞ ĐẦU 1. Lý do nghiên cứu: Ngày nay nhiều nhân viên văn phòng không thành công trong công việc do khả năng giao tiếp kém nên nhóm quyết định chọn đề tài “Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở”. 2. Lịch sử nghiên cứu: Trong lịch sử nghiên cứu đề tài này và những vấn đề có liên quan có một số hướng tiếp cận sau: a) Về giao tiếp và văn hoá giao tiếp nói chung; b) Về thực trạng văn hoá giao tiếp của người Việt; c) Về xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở; Hầu hết các công trình mới dừng lại ở việc tìm hiểu giao tiếp từ các khía cạnh khác nhau của vấn đề như tâm lý, giáo dục, đạo đức, ngôn ngữ, xã hội học một cách cụ thể, biệt lập, thiếu sự tiếp cận mang tính liên ngành hoặc chưa nhìn nhận, xem xét văn hoá giao tiếp như một hệ thống. Đề tài đã có nhiều tiểu luận, luận văn, luận án nghiên cứu về văn hoá, kỹ năng giao tiếp nơi công sở, có thể kể tới như: -Tài liệu Để giao tiếp nơi công sở thành công hơn Để giao tiếp nơi công sở thành công hơn_tailieu.vn _tailieu.vn đưa ra một số bí quyết giúp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở tốt hơn. -Tài liệu Giao tiếp trong công sở _Để không là “kẻ ngốc” nơi công sở_Dân trí nêu ra các bí quyết để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. -Tài liệu tập huấn văn hoá giao tiếp ứng xử nơi công sở_ nhóm PTD cũng có nói về các cách ứng xử để xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở nhưng chưa nêu được rõ về thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay. -Nghiên cứu của sinh viên Nguyễn Văn Vĩnh về đề tài Giao tiếp nơi công sở chưa nêu rõ được cơ sở lý luận, thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở. -Ngoài ra còn có một số nghiên cứu khác nhưng đa phần là chỉ nếu rõ một phần, một khía cạnh về văn hoá hoá giao tiếp nơi công sở như cách giao tiếp qua điện thoại, cách ứng xử khéo léo trong công việc hay các bí quyết giao tiếp hiệu quả trong công việc, mà không tóm gọm được toàn bộ các nội dung cũng như chưa nghiên cứu đầy đủ về văn hoá giao tiếp nơi công sở. 3. Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa giao tiếp nơi công sở. Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát. 4. Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát. Chỉ xem xét các vấn đề nhằm xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở. 5. Mục đích nghiên cứu: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở. 6. Các nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu về văn hoá giao tiếp nơi công sở. Nghiên cứu biện pháp nâng cao văn hoá giao tiếp nơi công sở. 7. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu tài liệu. Điều tra bằng bảng hỏi. 8. Giả thuyết khoa học: Nếu có biện pháp nâng cao văn hoá giao tiếp nơi công sở thì nhân viên văn phòng có thành công hơn trong công việc. 9. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài: -Ý nghĩa lý luận: Đưa ra được khái niệm, bản chât, chức năng, vai trò, mục tiêu của giao tiêp. Nêu ra những kỹ năng cần thiết giao tiếp( nghe, nói, đọc, viết, thuyết trình ). -Ý nghĩa thực tế: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay. Biện pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở. 10. Bố cục nội dung: Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở. 1.1. Tổng quan về giao tiếp 1.2. Kỹ năng giao tiếp 1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp 1.4. Một số thông tin về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát Chương 2: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở 2.1 Những thói quen xấu 2.2 Những thói quen tốt Chương 3: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở 3.1. Lời chào tạo thiện cảm 3.2. Lời nói nơi công sở 3.3. Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Phần 2. NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở Tổng quan về giao tiếp Khái niệm giao tiếp: Giao tiếp là quá trình xác lập và vận hành các quan hệ người- người, hiện thực hoá các quan hệ xã hội giữa chủ thể này với chủ thể khác. Mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người có thể xảy ra với các hình thức khác nhau +Giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân. +Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm. +Giao tiếp giữa nhóm với nhóm, giữa nhóm với cộng đồng, Chức năng của giao tiếp: -Chức năng thông tin: Qua giao tiếp, con người trao đổi, truyền đạt tri thức, kinh nghiệm với nhau. Mỗi cá nhân vừa là nguồn phát thông tin vừa là nơi tiếp nhận thông tin. Thu nhận và xử lý thông tin là một con đường quan trọng để phát triển nhân cách. -Chức năng cảm xúc: Giao tiếp không chỉ bộc lộ cảm xúc mà còn tạo ra những ấn tượng, những cảm xúc mới giữa các chủ thể. Vì vậy giao tiếp la một trong những con đường hình thành tình cảm của con người. -Chức năng nhận thức lẫn nhau và đánh giá lẫn nhau: Trong giao tiếp, mỗi chủ thể tự bộc lộ quan điểm, tư tưởng, thái độ, thói quen của mình, do đó các chủ thể có thể nhận thức được về nhau làm cơ sở đánh giá lẫn nhau. Điều quan trọng hơn là trên cơ sở so sánh với người khác và ý kiến đánh giá của người khác, mỗi chủ thể có thể tự đánh giá được về bản thân mình -Chức năng điều chỉnh hành vi Trên cơ sở nhận thức lần nhau, đánh giá lẫn nhau và tự đánh giá được bản thân, trong giao tiếp, mỗi chủ thể có khả năng tự điều chỉnh hành vi của mình cũng như có thể tác động đến động cơ, mục đích, quá trình ra quyết định hành động của chủ thể khác. -Chức năng phối hợp hành động: Nhờ có quá trình giao tiếp, con người có thể phối hợp hành động để cùng nhau giải quyết nhiệm vụ nào đó nhằm đạt được mục tiêu chung. Đây là một chức năng giao tiếp phục vự các nhau cầu chung của xã hội hay của một nhóm người. Tóm lại, giao tiếp là quá trình quan hệ, tác động qua lại giữa con người với con người, trong đó con người trao đổi thông tin, cảm xúc, nhận thức, đánh giả và điều chỉnh hành vi lần nhau, đồng thời tự điều chỉnh hành vi của mình. Mục tiêu của giao tiếp: -Truyền tải được thông điệp, giúp người nghe hiểu được những gì chúng ta muốn truyệt đạt. -Có được sự phản hồi của người nghe. -Duy trì mối quan hệ tốt với người nghe. 1.2. Kỹ năng giao tiếp 1.2.1. Kỹ năng nghe “Bất hạnh thay, rất ít người biết lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần tuý, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng. Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người khác lại càng hiếm”( D.Torring Ton). Lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta. Nhiều người cho rằng lắng nghe rất đơn giản nhưng sự thật đó là một kỹ năng khó với hầu hết mọi người, thành bài của một công ty, doanh nghiệp nhiều khi nằm ở một lời nói. a, Lợi ích của việc lắng nghe: -Thể hiện sự tôn trọng với đối tượng: biết lắng nghe sẽ chứng tỏ bạn tôn trọng lời nói của đối tượng cũng như tôn trọng đối tượng. -Thu thập được nhiều thông tin hơn. -Tạo được các mối quan hệ tốt: biết lắng nghe thể hiện được sự tôn trọng của bạn dành cho đối tượng, tạo nên sự thiện cảm, ấn tượng tốt dành cho bạn giúp thắt chặt các mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn. -Giúp nắm bắt cảm xúc của đối tượng: lắng nghe tốt bạn có thể hiểu và nắm bắt được cảm xúc của đối tượng hiện tại, từ đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợp hơn. -Giải quyết các mâu thuẫn, các vấn đề trong công việc dễ hơn: chúng ta nên khuyến khích đối tượng nói chia sẻ các vấn đề khúc mắc trong lòng, giải quyết được các chúng thì làm việc sẽ tập trung hiệu quả hơn,sự hợp tác sẽ tốt hơn và tất nhiên tiến triển công việc cũng sẽ tốt hơn. b, Một số yêu cầu khi lắng nghe: -Biết lắng nghe người khác: lắng nghe các góp ý, thông tin, phản hồi hay nguyện vọng của người khác sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xác hơn đồng thời cũng đó cũng là tác động tốt, tạo động lực để người khác làm việc tốt hơn. -Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin. - Lắng nghe người khác đế biết được các ý kiến, quyết định của mình có chính xác, hợp lý hay không. c, Phân loại kỹ năng nghe: -Không lắng nghe: hoàn toàn không nghe những gì xảy ra bên ngoài, đối tượng hoàn toàn không muốn nghe hay tiếp nhận bất kỳ thông tin gì. -Giả vờ nghe: người nghe chỉ tỏ vẻ lắng nghe để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng chứ không muốn tiếp nhận thông tin hay đang suy nghĩ một vấn đề khác. -Nghe chọn lọc: người nghe chỉ tiếp thu nhưng thông tin mình cần, bỏ qua phần thông tin đã biết hoặc không quan tâm tới. -Nghe chăm chú: lắng nghe một cách nghiêm túc, tập trung tiếp nhận phân tích thông tin. -Nghe thấu cảm: người nghe vừa lắng nghe vừa quan tâm đến cảm xúc cử chỉ, tính cách của người đối thoại, cố gắng hiểu được suy nghĩ vấn để của họ để từ đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợp, chủ động hơn. 1.2.2. Kỹ năng nói: a, Vai trò của lời nói: -Lời nói thể hiện được trình độ văn hoá, trình độ giao tiếp, khả năng, sự hiểu biết của người nói. -Lời nói là phương tiện tạo mối quan hệ tốt giữa mọi người, người có kỹ năng nói tốt sẽ tạo được mối quan hệ tốt cũng như năng cao hiệu quả công việc, khẳng định được bản thân. b, Nói trực tiếp và nói qua điện thoại: -Khi nói chúng ta cần nói sao cho mọi người hiểu một cách đầy đủ và chính xác những gì mình muốn truyền đạt. Vì vậy, bạn cần phải đặt ra kết quả mà mình muốn trước khi nói và muốn có được kết quả mong muốn thì cần đạt được một số yêu câu sau khi nói: +Suy nghĩ kỹ và chuẩn bị những gì muốn nói, việc này giúp cho bạn đưa ra lượng thông tin đầy đủ, rõ ràng như ý bạn muốn. +Tạo sự tập trung khi muốn nói hay truyền đạt thông tin, trước khi nói bất cứ điều gì hay cố gắng tạo sự chú ý với mọi người có thể là một câu hỏi, đặt ra môt vấn đề bất hợp lý chưa thể giải quyết se làm người khác chú ý đến lời nói của bạn vì họ nghĩ bạn sẽ có giải pháp hay chí ít cũng sẽ giúp được họ ít nhiều. +Nói một cách rõ ràng không quá chậm cũng không quá nhanh, không quá to cũng không quá nhỏ, vừa đủ để người nghe tiếp nhận thông tin mà không cần phải nhắc lại. +Có giọng điệu phù hợp, ngữ điệu hợp lý để trành sự mất tập trung cũng như giúp lời nói hay và có điểm nhấn mạnh, làm mọi người chú ý hơn đến lời nói của bạn. +Sử dụng câu hỏi để biết được lượng thông tin mà mọi người tiếp nhận từ lời nói của mình, họ có hiểu sai hay tiếp nhận không hết lượng thông tin mà mình đã truyền đạt. +Không nói chen vào khi người khác đang nói, nó vừa tạo sự hỗn loạn trong cuộc đối thoại vừa làm những người khác không tập trung khi nghe đang nghe một người mà lại có người cắt ngang như vậy lời nói của mình lẫn người đang nói đều không được tiếp nhận tốt, quan trọng hơn khi nói chen ngang khi người khác đang nói sẽ thể hiện sự thiếu lịch sự không tôn trọng người đang nói. -Khi nói qua điện thoại nếu không để ý rất có thể bạn sẽ trờ thành người làm phiền quấy rầy người khác khi gọi vào những lúc không phù hợp hay cách giao tiếp nói chuyện qua điện thoại không tế nhị khéo léo. +Khi gọi cho bất kì ai bạn nên hỏi xem đúng số máy mình cần gọi hay không, để ý đến ngữ điệu nói chuyện xem họ có muốn nghe tiếp hay mình có gọi vào lúc phù hợp hay không. +Khi nghe máy nhất là ở công ty, bạn nên tỏ ra thân thiện với khách hàng đối tác, ấn tượng đầu khi nói chuyện qua điện thoại có ảnh hưởng lớn đến nhận định và đánh giả của mọi người về công ty của bạn. 1.2.3. Kỹ năng đọc: a, Lợi ích của đọc: -Giúp tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng. -Giúp mở rông kiến thức về tự nhiên, xã hội. -Rèn luyện tư duy, nâng cao khả năng phân tích, tổng hợp, suy nghĩ. b, Đọc một cách hiệu quả: -Đặt câu hỏi khi đọc: Đọc văn bản này để làm gì? Vấn đề cần tìm hiểu là gì? -Đọc qua các đề mục, tìm ý chính, xác định bố cục văn bản -Tìm những vấn đề cần tập trung tìm hiểu. Đánh dầu những thông tin quan trọng. 1.2.4. Kỹ năng thuyết trình: a, Kỹ năng thuyết trình là gì? Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể:hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện. Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây: - Không làm mất thời gian của người nghe - Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây - Cấu trúc tốt bài thuyết trình - Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn - Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn - Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe b, Bốn bước để hoàn thiện bài diễn thuyết của bạn: Bước 1: Phân tích - Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện. - Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe - Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng. -Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rã ràng: Chuẩn bị nội dung – thông tin cho bài thuyết trình,Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ,Tìm kiếm chủ đề,Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng Bước 2: Chuẩn bị_Cấu trúc của 1 bài thuyết trình Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ. Lời mở đầu thu hút chú ý – Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả. Phần đầu chỉ chiếm 5- 10 phần trăm bài nói. Nội dung phải diễn đạt đc ý then chốt – Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh. Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều phục vụ cho một thông điệp duy nhất. Phần này chiếm 80-85 phần trăm của bài. Lời kết ấn tượng – Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả. Phần kết mà có thể liên hệ lại phần mở đầu cũng rất hiệu quả. Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm. Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần trăm bài nói. Bước 3: Thực hành trước Xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho bài diễn thuyết, xây dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin để diễn thuyết. Tập dượt để đảm bảo rằng không vượt quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian cho việc đặt câu hỏi. Thâu băng video cho phần diễn thử và lưu ý các biểu hiện gây xao lãng hay hồi hộp. Nhớ rằng liệu pháp cho sự hồi hộp là sự tự tin và sự tự tin đi cùng với thực hành. Bước 4: Diễn thuyết Tạo nên ấn tượng ban đầu tích cực. Nếu có thể, hình thành giao tiếp bằng mắt với khán giả của bạn. Hãy là chính mình và thả lỏng. Làm chủ bài nói bằng cách xây dựng mối quan hệ với khán giả để thu hút chú ý và hình thành giá trị của thông điệp. Khi nói, hãy thật tự nhiên với giọng mạnh mẽ, mạch lạc. Chậm rãi nhấn mạnh các điểm quan trọng và tách chúng bằng khoảng dừng trước và sau các điểm chính đó. c, Mẹo thuyết trình nơi công sở -Giới thiệu và nhắc lại các ý chính Nên nhớ rằng, không phải ai nghe qua cũng hiểu ngay nội dung bạn định nói. Thậm chí có những người mù tịt về những gì mà bạn đang đề cập. Bởi vậy, bạn phải hướng họ đi theo những luận điểm trong bài thuyết trình. Những luận điểm đó sẽ giúp khán giả hình dung được những gì mà họ đang nghe và hiểu hơn về nội dung bạn muốn chia sẻ. Trong quá trình nói chuyện, thi thoảng, bạn nên nhắc lại các ý chính để khắc sâu hơn trong tâm trí người nghe. Với những người quen hùng biện, họ gọi đây là quy tắc "nêu những gì sẽ nói và nhắc lại điều đã nói". -Nói chuyện bằng mắt Nói như thế không có nghĩa là bạn cứ nhìn chằm chằm vào người ta, nhưng khi bạn nhìn vào người nghe, họ sẽ cảm thấy bạn đang thực sự nói chuyện với họ chứ không phải là với căn phòng mà họ đang đứng, họ sẽ chú ý hơn vào bài phát biểu của bạn. -Tự nhiên Để cho cách nói của mình được tự nhiên, không quá gò bò sách vở, bạn hãy linh động, thường xuyên thay đổi âm lượng, âm điệu cũng như cảm xúc như thể bạn đang nói chuyện hằng ngày với bạn bè, đồng nghiệp. Một người bình thường có thể đọc 200 đến 300 từ trong một phút và có thể nói 100 đến 150 từ cũng trong khoảng thời gian đó. Nếu cứ nói một cách đều đều, không âm điệu, không cảm xúc, khán giả sẽ cảm thấy bạn không phải đang nói mà là đọc, đọc với tốc độ chậm rãi, từ từ khiến người nghe sốt ruột. Đây chính là nguyên nhân gây nên sự mất tập trung. Vì thế, giữ cho lời nói, hành động thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công. -Tìm hiểu về không gian, địa điểm thuyết trình Bạn nên dành chút thời gian ngó qua phòng thuyết trình, để xem cách bố trí đồ đạc, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn sẽ đứng và mọi người sẽ ngồi đâu. Nếu quá bận rộn không đến xem phòng trước được, bạn cũng nên tìm hiểu qua vài thông tin chủ chốt: diện tích phòng và lượng khán giả. Nếu bạn chỉ thuyết trình trước 20 người nhưng căn phòng lại có thể chứa tới 100 người, bạn phải chuẩn bị để nói to, rõ hơn, vừa nói vừa có sự di chuyển vị trí cho hợp lý. Nhiệt độ trong phòng cũng là yếu tố cần tìm hiểu bởi nếu không biết rõ điều này, bạn có thể bị lạnh cóng hay tệ hơn là đổ mồ hôi khi thuyết trình. Cuối cùng hãy báo trước cho những người liên quan chuẩn bị những gì bạn cần khi thuyết trình như micro, loa, máy chiếu... Tất nhiên, đây chỉ là những yếu tố tiểu tiết, tuy nhiên càng chu đáo bao nhiêu thì bài thuyết trình của bạn sẽ thành công bấy nhiêu. -Nhanh chóng bỏ qua lỗi khi thuyết trình Cho dù bạn có luyện tập kĩ bao nhiêu đi nữa thì vẫn có thể mắc một vài lỗi nhỏ khi thuyết trình. Đây là tình huống không ai muốn gặp và bạn nên chuẩn bị tâm lí ứng phó. Bạn cần phải nghiêm túc với chính mình nếu muốn người nghe tôn trong bạn. Những lỗi về phát âm có thể xảy ra, đôi khi vì nói nhanh, bạn có thể bị vấp nhưng đừng quá bận tâm đến đó. Đa số người nghe không để ý đến lỗi nhỏ đó mà chỉ tập trung vào nội dung của bài thuyết trình. 1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp 1.3.1. Khái niệm văn hoá giao tiếp Văn hoá giao tiếp là một phạm trù văn hoá dùng để biểu hiện cử chỉ, hành động và lời nói làm cho đối phương có cảm tình với mình, từ đó những công việc mà mình hợp tác mới đạt mục tiêu thành công. Văn hoá giao tiếp không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành động, tác phong, mà còn thể hiện ở sự cảm nhận cảm xúc tình cảm con người. Một biểu hiện qua ánh mắt hay nự cười thân thiện hoặc thái độ tôn trọng lắng nghe sẽ làm cho đối tượng có ấn tượng tốt và hài lòng. Một khi đã tạo được ấn tượng tốt thì ta đã bước đầu thành công trong giao tiếp. 1.3.2. Tổng quan về văn hoá giao tiếp của người Việt Nam -Vừa cởi mở, vừa rụt rè: người Việt Nam thường gặp khó khăn trong bước bắt đầu giao tiếp, khá là e dè, giữ ý khi giao tiếp nhưng khi đã quen thì nói chuyện cởi mở phóng thoáng hơn. -Xử sự nặng về tình cảm hơn là lý trí, trọng danh dự đôi khi thái quá trở thành bệnh sĩ diện hão. -Ứng xử đối phó linh hoạt mềm dẻo trong mọi tình thế. -Trọng tuổi tác, kính người già. -Hạch toán kém, không quen lường xa. Tác phong nhiều khi tuỳ tiện thiếu kỷ luật. -Tư tưởng bảo thủ, đóng cửa, không tiếp thu lắng nghe ý kiến người khác. 1.4. Một số thông tin về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát 1.4.1. Đặc điểm hình thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát là công ty hoạt động trong lĩnh vực Xây lắp các công trình dân dụng cao cấp, công nghiệp . Là một doanh nghiệp trẻ được thành lập vào tháng 07/2012 hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công xây dựng, Xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành thi công xây lắp, ngay từ ngày đầu thành lập Ban lãnh đạo Công ty Hùng Phát đã chú trọng đến việc sản xuất thi công, tích lũy kinh nghiệm, phát triển năng lực sản xuất để tạo nền tảng khá vững chắc cho sự phát triển sau này. Với đội ngũ cán bộ, công nhân viên trẻ, năng động, được đào tạo bải bản, được tôi rèn trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Trong thời gian tới, Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sẽ tiếp tục triển khai các công trình dân dụng và công nghiệp đồng thời phát triển nhiều lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ khác. 1.4.2. Phương hướng, nhiệm vụ a,Phương hướng: - Trên cơ sở nhân lực, Công ty Hùng Phát hiện đang có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật với trình độ chuyên môn nghiệp vụ đủ đáp ứng các nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty, trước mắt Công ty Hùng Phát sẽ tập trung nguồn vốn, nhân lực để thực hiện các dự án đang thi công đồng thời đầu tư vào việc đào tạo nhân lực và các dự án đã được Hùng Phát lên kế hoạch triển khai, sau đó mở rộng sang các dự án khác. - Mở rộng và từng bước thâm nhập vào thị trường cả nước là cơ sở để chiếm lĩnh thị phần trong lĩnh vực đầu tư xây dựng. - Xây dựng mục tiêu dài hạn nhằm nâng cao năng lực, phát triển Công ty. b, Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sau khi được thành lập là xây dựng Công ty phát triển theo định hướng: Tập trung chuyên sâu vào các lĩnh vực Xây dựng dân dụng và công nghiệp, Sản xuất công nghiệp. - Với nhiệm vụ đó, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng Hùng Phát, toàn thể CBCNV Công ty thống nhất đề ra và phấn đấu: + Xây dựng Công ty trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững, có tính chuyên nghiệp cao trong thi công, sử dụng các thiết bị đạt hiệu quả cao nhất trong công tác sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận đồng thời đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên. + Tạo việc làm và thu nhập cao cho người lao động, cán bộ công nhân viên chức Công ty. + Hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. + Sản phẩm và hoạt động của Công ty đảm bảo yêu cầu lợi ích lâu dài cho khách hàng, góp phần vào sự phát triển bền vững của Xã hội. Chương 2: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở Như đã nói ở trên giao tiếp có vai trò rất quan trọng trong đời sống, sinh hoạt, công tác hay học tập của mỗi người.Mặc dù trong thời gian qua, vấn đề văn hoá giao tiếp công sở đã được quan tâm đặc biệt, song phải thừa nhận rằng thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở vẫn còn nhiều vấn đề hạn chế cần được giải quyết đặc biệt là ở Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát nơi nhóm đã khảo sát nghiên cứu. Từ việc thống kê số liệu khảo sát nhóm sẽ đi đến phân tích, đánh giá để thấy được thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở nói chung và ở công ty Hùng Phát nói riêng. 2.1 Những thói quen xấu -Ở Công ty Hùng Phát nhóm phát ra 40 phiếu và thu về 37 phiếu, trong đó có tới 27 người thừa nhận răng có thói quen hút thuốc lá trong phòng làm việc,uống rượu bia mặc trang phục thiếu lịch sự, làm việc riêng , vừa nói chuyện vừa tiếp khách, nói chuyện riêng trong phòng họp hay những tật xấu kháclàm mất tư thế, tác phong làm việc nơi công sở. Tuy con số về các hành vi như hút thuốc trong phòng làm việc, hay uống rượu bia trước khi đến cơ quan và mặc trang phục thiếu lịch sự vẫn dừng lại ở con số nhỏ có thể chấp nhận được tuy nhiên một số vấn đề khác lại đang tồn tại ở ngưỡng rất cao. 2.1.1. “Làm việc riêng”: Có thể là chơi game, đọc báo, buôn điện thoại, buôn chuyện, tâm sự quá lâu, quá đà là điều dễ nghe, dễ thấy , dễ bắt gặp ở bất kì một cơ quan, công sở nàogây lãng phí thời gian làm việc. Nó phổ biến như vậy có phải vì nhân viên công sở họ quá xem thường tác hại của những việc mình làm, “làm việc riêng” thể hiện sự thiếu nghiêm túc trong công việc, dẫn đến ảnh hưởng tới văn hóa giao tiếp nơi công sở, tới chất lượng hoàn thành công việc của bản thân cũng như của công ty. 2.1.2. Tình trạng đi làm muộn Ngoài “làm việc riêng” gây lãng phí thời gian nơi công sở thì đi làm muộn cũng xảy phổ biến và ở Công ty Hùng Phát cũng vậy. Một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức đến công sở muộn, đó là 28/37 phiếu ở Công ty Hùng Phát, điều đó có tác động không nhỏ đến giao tiếp nơi công sở và chất lượng làm việc. Không ai muốn xuất hiện với vẻ ngoài vội vàng, quần áo xộc xệch khi đi làm muộn, đây là thói quen không tốt sẽ khiến mọi người không thỏa mái với bạn thâm chí không muốn giao tiếp, trao đổi hay làm việc với bạn. Vì vậy đi muộn quá nhiều cũng dễ khiến cho đồng nghiệp có cái nhìn kém thiện cảm về bạn và chưa kể là nó còn ảnh hưởng xấu tới tiến độ cũng như chất lượng, trật tự của công ty bạn nữa. Con số biểu hiện của việc đi làm muộn là quá lớn thì ta nên xem xét lại ý thức tác phong làm việc của cả một tập thể.Bởi con số cho thấy có đến 28/37 người đi làm muộn mà chủ yếu là muộn 5 phút, hoặc một số ít khác còn đi muộn tới 10, 15 phút. 2.1.3. Bỏ qua kính ngữ những giao tiếp căn bản khi giao tiếp: Có tới 1/3 số người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng Phát quên chào hỏi hay giao tiếp thiếu chủ ngữ,nói lời cảm ơn hay kính ngữ khi giao tiếp. Trong cuộc sống và công việc luôn hối hả và gấp gáp dẫn tới tình trạng chúng ta bỏ quên những kĩ năng giao tiếp cơ bản để tạo ra một môi trường làm việc văn mình, lịch sự, nhã nhặn đồng thời tạo cho nhau cảm giác thỏa mái, vui vẻ khi làm việc với nhau. 2.1.4. Sự dụng điện thoại không đúng lúc, đúng cách: Giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hoá chung. Sử dụng điện thoại một cách tuỳ tiện trong mọi hoàn cảnh kể cả khi đang làm việc, mang điện thoại ra để tán gẫu,quên để chế độ im lặng khi họp, để nhạc chuông quá to, để nhạc chuông đọc đáo khiến người khác phải chú ý gây mất tập trung cho người khác, nói chuyện điện thoại quá to gây khó chịu cho người nghe và những người xung quanh, dùng điện thoại làm loa nghe nhạc.Tất cả những việc đó đều làm người khác bắt buộc phải có ác cảm, đánh gia xấu về con người bạn. Theo khảo sát có tới 27/37 người sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc cũng như giờ họp và chỉ có 13/37 người sử dụng các tự ngữ giao tiếp căn bản( xin chào, cảm ơn, hân hạnh,) khi nói chuyện qua điện thoại. Có vẻ như sử dụng điện thoại vào lúc nào và như thế nào vẫn là một vấn đề đáng nói nơi công sở. 2.1.5. Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ, quên trả lời điện thoại, email: Gần 80% số người tham gia khảo sát thừa nhận rằng dù không phải đối với tất cả nhưng đa phần họ chỉ liên lạc với đồng nghiệp khi có việc cần đến họ.Rất dễ để hiểu đó là một thói quen không tốt, nhất là trong công việc luôn bộn bề con người ta không thể thiếu sự quan tâm chân thành đến nhau, tạo nên những mối quan hệ đồng nghiệp, đối tác thật hài hòa, tình cảm để có thể không chỉ đưa chất lượng, tiến độ công việc lên cao nhất mà còn phần nào bù đắp cho nhau về những khía cạnh khác trong cuộc sống. Bên cạnh đó 50% người tham gia khảo sát nói rằng họ thường xuyên quên trả lời các cuộc gọi và email. Đó là một con số rất đáng bận tâm bởi khi không nhận được phản hồi cuộc gọi hay email bởi sự vô tâm của bạn, đối tác, hay đồng nghiệp của bạn sẽ sinh ra tâm lý ức chế, thất vọng hay mất cảm tình với bạn dẫn tới việc phối hợp làm việc không tốt về sau này.. Chỉ liên lạc khi có việc cần nhờ vả còn nhưng lúc khác không liên lạc thậm chí không trả lời thư từ hay điện thoại. Dù cố ý hay vô tình thì điều đó làm cho họ cảm thấy bị lợi dụng và cảnh giác với bạn. Tất nhiên sau đó bạn sẽ không bao giờ nhận được sự giúp đỡ của họ nữa. 2.1.6. Luôn miệng nói những lời tiêu cực: Có những người thường xuyên nói ra những lời chê bai tiêu cực về công việc, về sếp, về đồng nghiệp, Hãy thử tưởng tượng, bạn có hứng thú làm việc không nếu người ngồi cạnh bạn cứ luôn miệng chê bai hết thứ này đến thứ kia Buổi sáng mà cứ phải nghe nhưng câu kiểu “tôi ghét”, “thằng kia nó”, “sếp hôm nay bị làm sao ý...”, chắc chắn đó sẽ là một ngày làm việc mệt mỏi. Điều đáng nói là có đến 30/37 người ở Công ty Hùng Phát thừa nhận phải nghe những lời tiêu cực, ca thán phàn nàn trong công sở. Công việc luôn đòi hỏi ta phải vắt hết sức mình nhưng đôi khi có nhiều khó khăn khiến ta trở nên chán nản, tuy nhiên nếu chúng ta ca thán quá nhiều hoặc phải nghe những lời lẽ tiêu cực đó quá nhiều sẽ dẫn tới mất tinh thần làm việc cho bản thân cũng như những người xung quanh trực tiếp ảnh hưởng tới chất lượng làm việc. 2.1.7. Mùi cơ thể: Mùi cơ thể là một rắc rối đối với khá nhiều người khi giao tiếp với đối tác hay khách hàng. Mùi cơ thế do mồ hôi, vi khuẩn gây ra, hình thành các mùi chua nông khó chịu. Mùi cơ thể ảnh hưởng lớn đến giá trình giao tiếp, gây khó xử, mất tự tin trong giao tiếp. Đa số người tham gia khảo sát đều cho rằng họ luôn để ý đến mùi cơ thể của mình vì trong giao tiếp đồng nghiệp hay đối tác mà khó chịu về mùi cơ thể của mình thì thực sự là rất tệ. Để hạn chế mùi hôi cơ thể, bạn nên chọn các loại trang phục thoáng, nhẹ, tắm rửa thường xuyên; hạn chế ăn các loại gia vị như tỏi, hành ớt, các loại thịt màu đỏ, thực phẩm chứa nhiều mỡ, tinh bột. Khẩu phần ăn cần bổ sung nhiều rau quả và nước ép trái cây. 2.1.8. Thiếu tự tin Khoảng một nửa người tham gia khảo sát nói họ thiếu tự tin khi giao tiếp. Luôn tỏ ra e dè, sợ sệt, quá rụt rè và thiếu tự ti trước mọi người, ngại hỏi, ngại gặp, ngại tiếp xúc, sợ người khác cười và bác bỏ nên không muốn đưa ra ý kiến. Đó là một thói quen không hề tốt nơi công sở. Trong thời đại văn minh, năng động thì việc thiếu tự tin là một điểm trừ, thiếu tự tin có thể do khả năng ăn nói kém, thiếu kiến thức hay đơn giản do có mùi cơ thể như đã nói ở trên,.. dù lý do là gì thì bạn nên tìm ra lý do và giải quyết nó để tự tin hơn khi giao tiếp với người khác. 2.1.9. “Nịnh trên, nạt dưới” Vấn đề “Nịnh trên, nạt dưới” được 34 người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng Phát tức gần 100% nói rằng họ đã bắt gặp trong nơi mình làm việc. Đây là một vấn đề hết sức đáng kể khi mà xã hội ngày càng bình đẳng, hiệu quả công việc là điều mà luôn cần được đặt lên hàng đầu tuy nhiên “cá lớn nuốt cá bé” vẫn còn tồn tại và gây trở ngại lớn cho việc phát triển một công ty, người tài không được trọng dụng và nhân viên cũng sẽ không muốn làm việc hết khả năng của mình. 2.1.10. Chửi tục,nói xấu đông nghiệp nơi công sở Mặt khác có tới 31/37 người cho rằng họ đã nghe thấy đồng nghiệp chửi tục trong cơ quan tuy nhiên chỉ có 8 người thừa nhận rằng họ đã từng chửi bậy trong lúc làm việc. Công việc và đời sống riêng sẽ gây cho bạn nhiều áp lực, tuy nhiên nếu không biết kiềm chế bạn sẽ làm mất đi cái nhìn tích cực của đồng nghiệp cũng như đối tác về trình độ văn hóa giao tiếp của bạn chứ chưa nói đến bạn có thể sẽ làm ảnh hưởng tới văn hóa giao tiếp của cả văn phòng. Vấn đề nói xấu lẫn nhau trong công sở cũng là một vấn đề khi mà đã có gần 50% số người tham gia thừa nhận có nói xấu đồng nghiệp và hơn 50% cho rằng mình đã bị đồng nghiệp nói xấu. Việc nói xấu đồng nghiệp có thể dẫn đến mặc cảm, hiểu nhầm lẫn nhau, gây ra hiện tượng bằng mặt nhưng không bằng lòng từ đó tạo không khí căng thẳng làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc. Chính vì vậy hãy luôn cố gắng có văn hoá giao tiếp nơi công sở, tạo một tác phong lịch thiệp chuyên nghiệp, giúp đỡ đồng nghiệp, bỏ các thói quen xấu để ngay cả những người khó tính cũng phải có cái nhìn khác về bạn. 2.1.11. Thói quen khiến sếp, đồng nghiệp bực mình Không thể hiện sự sáng tạo hoặc thể hiện quá mức, lúc nào cũng viện lý do, lúc nào cũng phàn nàn, hỏi quá nhiều, đó là một số lý do rất dễ khiến bạn bị sếp hoặc đồng nghiệp chỉ trích. Sếp sẽ chỉ trích bạn trực tiếp, nhiều khi là nói như tát nước vào mặt bạn, còn đồng nghiệp thì có thể nói xấu bạn với những người khác, dù thế nào thì bạn cũng sẽ là tâm điểm. Chính vì vậy, chúng ta phải có nhưng biện pháp để không làm sếp nổi giận cũng như không là tâm điểm của cái xấu trước mặt mọi người. Đây cũng là một vấn đề ở Công ty Hùng Phát khi có 25/37 người thừa nhận mình thường bị sếp hoặc đồng nghiệp chỉ trích. Việc xảy ra mâu thuẫn với sếp và đồng nghiệp tất nhiên sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao tiếp, đến công việc , làm bầu không khí trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết. 2.2. Những thói quen tốt 2.2.1. Đọc nhiều tài liệu sách báo Đây là thói quen của không ít người ở chốn công sở. Trong những lúc rảnh dỗi nghỉ trưa họ thường đọc các tài liệu, sách báo, nhất là những tài liệu liên quan đến lĩnh vực làm việc của họ và cập nhật thêm các thông tin kiến thức bên ngoài. Theo nghiên cứu thì ở Công ty Hùng Phát có khoảng 65% mọi người thường làm điều này. Đây là một điều rất tốt vì cả kiến thức về linh vực làm việc hay kiến thức xã hội đều cần thiết để bạn giao tiếp tốt hơn với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp. 2.2.2. Biết lắng nghe: Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt khi không biết lắng nghe người khác. Không lắng nghe người khác đồng nghĩa là bạn đã bỏ đi lượng lớn thông tin giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn. Và ngược lại biết lắng nghe sẽ giúp bạn thu thập được luồng thông tin nhiêu chiều giúp bạn có những phương án, quyết định sáng suốt nhất đông thời lắng nghe người khác cũng thể hiện sự tôn trọng dành cho họ. Thật là tuyệt vời, khi mà 35/37 tức gần 100% những người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng Phát nói mình biết lắng nghe người khác. Điều này không chỉ giúp tăng khả năng phối hợp công việc qua giao tiếp mà còn giúp chính nhưng người lắng nghe biết người khác nghĩ gì về ý kiến, về cách làm việc, về chính bản thân mình để cố gắng cải thiện theo chiều hướng tốt hơn. 2.2.3. Khen ngợi, động viên, góp ý đồng nghiệp: Lời khen ngợi từ một đồng nghiệp, nhất là một người mà chúng ta tôn trọng, luôn là một nguồn động viên tinh thần rất lớn để chúng ta làm việc tốt hơn. Những nhân viên xuất sắc luôn công nhận đóng góp của đồng nghiệp và tôn trọng tiếng nói của tập thể. Sẽ không gì tốt hơn khi có 35/37 nhân viên, công chức ở Hùng Phát nói rằng mình thường khen ngợi, động viên hay góp ý với đồng nghiệp. Trong số đó 18 người chọn cách góp ý khéo léo nhẹ nhàng, đây là cách vừa giúp đông nghiệp làm việc tốt hơn vừa giữ được bầu không khí làm việc tốt. Cũng có một số người chọn cách góp ý trực tiếp, nếu không có lời lẽ phù hợp thì cách này đôi khi có thể gây sự hiểu lầm, phản tác dụng khiến họ nghĩ mình hay soi mói họ. Vì vậy nếu góp ý trực tiếp bạn nên để ý lời lẽ của mình và với tuỳ người thì mới nên góp ý trực tiếp. Không nên góp ý trực tiếp với những người nóng tính, cục cằn thay vì đó hãy góp ý trực tiếp với nhưng người tính tình dễ chịu, những người biết tiếp thu lắng nghe ý kiến người khác. Chương 3: Giải pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở Những nghi thức xã giao nơi công sở là những việc nên làm để có sự giao tiếp tốt hơn. Đó là những lời chào thiện cảm, là các nghi thức xã giao qua điện thoại, là lời nói thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp khi làm việc. Bất kì nhân viên, công chức nào đều nên có cách hành xử nơi công sở phù hợp vì nó vừa là thước đo trình độ của bản thân, vừa giúp xây dựng môi trường làm việc thân thiện để lao động một cách hứng khởi thoải mái. Những nghi thức ứng xử hay hay kỹ năng giao tiếp rất cần thiết, điều đó là không thế chối cãi nhưng không phải ai cũng đủ nhận thức để biết phải làm thế nào để có một cách hành xử văn minh. 3.1. Lời chào tạo thiện cảm Không ít cán bộ, công chức không biết cách sử dụng lời chào để tạo thiện cảm, tạo ấn tượng tốt với người khác nơi công sở. Khi gặp nhau thì nam nên chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, trẻ chào già trước, người mới đền chào người đã đến trước, người từ ngoài phòng vào chào người ở trong phòng trước. Đó là những lẽ thường tình khi chào hỏi. Khi đồng nghiệp gặp nhau ở hành lang thì cũng nên chào và hỏi thăm một số câu vui vẻ như: “Anh khoẻ không?”, “Hôm nay trời đẹp quá anh nhỉ”Nhất là đối với ngưới không có thiện cảm tốt với mình thì nên chào trước để phần nào xua tan đi sự lạnh nhat. Khi cấp trên đi ra hoặc đi vào phòng đều phải chào, nếu có khách thì phải chào cả khách. Đối với cấp trên, người lớn tuổi khi chào nên tỏ rõ sự kính trọng, quần áo tác phong đàng hoàng khi chào. Không gọi giám đốc, cấp trên, lãnh đạo bằng tên riêng trừ khi họ cho phép. Cuối ngày làm nếu gặp nhau trên đường đi làm về hoặc ở nơi gửi xe thì cũng nên chào nhau với nhưng câu chúc như “Chúc anh ngày nghỉ vui vẻ” hay “Chào anh/chị em về”. Người cấp trên cũng nên chào lại cấp dưới, đôi khi chỉ là vô tình không nghe thấy lời chào của nhân viên thì cũng vị lan truyền rằng coi thường cấp dưới, làm xấu đi ấn tượng của người khác dành cho mình. Khi tiếp khách thì nên bắt đầu bằng lời chào như chào chú, chào bác và hỏi Thưa chú ( anh, cô,) đến liên hệ việc gì?...Ngoài ra, nếu trong phòng làm việc thì nên mòi khách ngồi, rót nước, mời nước rồi mới nên bắt đầu giải quyết công việc. Một điều quan trọng mà ai cũng nên ghi nhớ đó là “Hãy chào mọi người bằng nụ cười!”. 3.2. Kỹ năng sử dụng điện thoại Kỹ năng sử dụng điện thoại là rất cần thiết, nhất là với những người làm việc nơi công sở. Chúng ta cần phải học cách sử dụng điện thoại đúng lúc đúng cách nếu không muốn làm xấu bản thân trước người khác và làm tốn thời gian của mình. Trước khi gọi điện thoại thì hãy xác định rõ mình muốn nói gì, nếu quá nhiều vấn đề thì nên gạch đầu dòng ra giấy, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả người gọi và người nghe thay vì gọi rồi mới nghĩ xem nói gì, hỏi gì. Đối với từng đối tượng tuỳ vào độ thân thiết và mối quan hệ nên có những cách tiếp cận cuộc nói chuyện khác nhau. Có thể chọn cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn vào thẳng vấn đề hoặc nói chuyện một cách thân mật từ từ. Tuyệt đối nên hạn chế nói chuyện phiếm vì nó có thể gây khó chịu cho người bên kia lúc họ đang bận rộn, nên đôi khi nên vào thẳng vấn đề, còn không thì chỉ nên nói qua loa có thể là về thời tiết hoặc thời sự rồi vào luôn vấn đề đỡ tốn thời gian hai bên. Cố gắng trả lời thẳng các vấn đề của đối tác để tạo sự chuyện nghiệp nếu không có câu trả lời chính xác thì nên nói là sẽ gọi lại sau khi đã có câu trả lời, tránh kiểu ậm ừ làm mất thời gian cả hai, rất thiếu chuyên nghiệp. Không đưa các câu trả lời thiếu chính xác nếu không muốn mất niềm tin của đối tác. Nếu cuộc nói chuyện qua điện thoại dài thì cuối cuộc nên xác nhận lại những điều đã trao đổi được để tránh sự nhầm lẫn. Dưới đây là một số lưu ý để bạn tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi: -Nếu bạn là người gọi điện thoại: Đối với nhưng người liên quan đến công việc, có thể là đối tác hoặc khách hàng thì nên giới thiệu qua thông tin cơ bản của bản thân và công ty mình đại diện để tạo sự thân thiện. Tiếp theo là mục đích cuộc rồi mới bắt đầu vào vấn đề chính. Tránh gọi vào nhưng vào khoảng thời gian trước 6h sáng và sau 10h tối nếu không muốn gây sự khó chịu cho họ. Giờ nghỉ trưa cũng không phải là khoảng thời gian tốt để trình bày một vấn đề khi họ chỉ muốn nghỉ ngơi sau bữa trưa. Trước khi gọi bạn cũng nên tìm một nơi yên tĩnh, tiếng ồn trong khi gọi sẽ làm mất tập trung, gián đoạn cuộc gọi. Như đã nói ở trên thì nên chuẩn bị trước sẽ nói gì hỏi gì, cả các thông tin liên quan như các giấy tờ, các con số, giá cả, nếu được hì nên chuẩn bị trước để cuộc gọi nhanh chóng và chính xác hơn. Dù có thế nào thì cũng đừng để người khác chờ bạn lục lọi đống giấy tờ. Nói rõ ràng, truyền cảm, lời lẽ ngắn gọn súc tích truyền đạt vừa đủ những vấn đề cần nói. Không thúc giục người đối diện trả lời khiến họ khó chịu mỗi khi thấy bạn gọi tới. Và cuối cùng hãy gọi lại hoặc ít nhất là nhắn tin lại nếu có cuộc gọi nhỡ, nhất là những người có liên quan đến công việc vì rất có thể đó là một việc cực kỳ quan trọng như một vấn đề sự cố nào đó hoặc một dự án mà bạn không muốn bỏ lỡ. - Nếu bạn là người nghe điện thoại: Không để chuông reo quá lâu (3 nhịp) mới nhấc mấy, nếu nhấc máy chậm vì một lý do nào đó thì nên xin lỗi trước khi bắt đầu cuộc gọi. Không trả lời điện thoại khi đang ăn. Không nói “Alo” quá to, quá nhỏ và trong cuộc gọi cũng nên nói to vừa đủ nghe. Khi nghe máy bạn có thể nói một số cấu như “Đây là xin chào quý khách” hoặc “Xin chào bạn. Tôi là ”. Hãy cố gắng tỏ ra nông nhiệt, chú ý đến lời nói của người gọi để cuộc nói chuyện ngắn gọn hiệu quả. Luôn tỏ ra là mình đang lắng nghe để thể hiện sự tôn trọng người gọi. Xin lỗi một cách khéo léo nếu muốn dừng cuộc nói chuyện vì bận một việc gì đó. Nếu chắc chắn chỉ trong giây lát thì nên bảo họ chờ máy một chút, đừng để họ phải chờ quá lâu còn không thì nên bảo họ gọi lại vào khi khác. 3.3. Lời nói nơi công sở Lời nói là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện văn hoá giao tiếp nơi công sở. Vậy nói thế nào để thể hiện mình là người có văn hoá, có kiến thức, có trình độ. Sau đây là một số yêu cầu cơ bản khi phát ngôn nơi công sở. -Lời nói phải đảm bảo tính chính xác, không đưa tin đồn nhảm, thất thiệt. Tức là hãy suy nghĩ kĩ trước khi nói nhất là trước đông người. -Lời nói phải đảm bảo được sự trang trọng trong giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa đồng nghiệp với nhau, hay giữa nhân viên với khách hàng. Phải có thưa gửi đàng hoàng, chủ ngữ rõ ràng kết hợp với các nghi thức xã giao khi chào hỏi hoặc nói qua điện thoại đã nói ở mục trước. -Tránh nói lời tục tĩu, nói quá to, quá nhanh, xen vào chuyện người khác, tất cả những điều đó đều làm những người xung quanh khó chịu. -Không được “gió chiều nào che chiều ấy”, phải có chính kiến của mình. Nếu ai nói gì mà bạn cũng hùa theo thì bạn sẽ không thể hiện được vai trò, vị trí của mình trong cơ quan. -Dù có bất kể chuyện gì cũng nên nói từ từ bình tĩnh, tránh biến cuộc nói chuyện thành cuộc tranh luận căng thẳng. Không nói năng với thái độ bất chấp mọi thứ, hãy cố gắng ăn nói hài hước, lịch sự. Tuyệt đối không nên áp đặt suy nghĩ của mình lên người khác, bắt họ phải nghe theo ý mình mà không cho họ đóng góp ý kiến, như vậy là rất bảo thủ. -Không khoe khoang ở cơ quan, tỏ ra là mình có mối quan hệ rộng, quen ông này bà nọ, làm đồng nghiệp khó chịu, lâu ngày tạo hiềm khích không đáng có. -Không gọi tên riêng của cấp trên, giám đốc, lãnh đạo trừ phi được cho phép. *Giải quyết mẫu thuẫn bằng lời nói: Trong công việc có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến các mối quan hệ, có thể là do suy nghĩ của mỗi người khác nhau, do áp lực công việc, hoặc đơn giản là do hiểu nhầm một việc gì đó. Chính vì vậy mẫu thuận xảy ra là điều khó tránh khỏi nên chúng ta phải biết cách xử lý phù hợp nên là một cuộc nói chuyện thẳng thắn để giải quyết mâu thuẫn mà không ảnh hưởng đến công việc. -Đầu tiên là về không gian, thời gian hãy chọn một nơi yên tĩnh riêng tư để nói chuyện thẳng thăn, đồng thời hỏi trước thời gian rảnh của người kia, hãy chuẩn bị đủ thời gian để tìm ra được giải pháp giải quyết hẳn vấn đề trong một lần nói chuyện, chứ đang nói mà lại bận việc gì thì mọi chuyện chả đi được đến đâu cả. -Tìm hiểu lý do tạo ra mâu thuẫn giữa hai người. Thường thì có thể là do bất đồng về công việc, về cách nhìn nhận quan điểm suy nghĩ khác nhau hoặc do quan hệ ngoài đời của hai người. Hãy cố gắng tìm ra lý do thì câu chuyện sẽ dễ dàng được giải quyết hơn. -Trong cuộc nói chuyện: +Đầu tiên hãy nói về lý do cả hai mâu thuẫn xem người kia nghĩ giống mình không. Sau đó hay nói tới mục đích của cả hai, cái mà cả hai đều hướng tới là tập thể, là hiệu quả công việc kiểu như “Cả hai chúng ta đều muốn .”, “Chúng ta đã từng có chung suy nghĩ về”. Nói như vậy sẽ làm người kia suy nghĩ rằng liệu mâu thuẫn này có đáng để ảnh hưởng đến công việc không. +Cởi mở, lắng nghe: dù có thế mình đã có giải pháp nhưng cũng nên lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, xem anh ta suy nghĩ thế nào, đừng chỉ trích hay đổ lỗi, đừng to tiếng hay tỏ ra cục cằn nóng giận áp đặt suy nghĩ lên người khác, đừng để cảm xúc đan xen. Hãy cố gắng tạo không khí thân thiện, hướng đồng nghiệp đến mục đích của cuộc nói chuyện là giải quyết xích mích. +Tìm ra giải pháp: sau khi tìm được lý do mâu thuẫn và suy nghĩ của cả hai đã thoáng hơn thì hãy đưa ra giải pháp. Hãy nói rõ hết các mâu thuẫn, các vấn đề còn gây tranh cãi, đừng để trong lòng. Từ việc lắng nghe ý kiến đồng nghiệp và các thông tin trong cuộc nói chuyện đưa ra giải pháp hợp tình hợp lý. Nên nhớ mục đích cuộc nói chuyện là để giải quyết vấn đề mâu thuẫn chứ không phải cãi lộn. +Nếu tình hình trở nên tệ hơn khi cả hai không thể thống nhất được và cuộc trao đổi dần dần thành cuộc chiến thì hãy tìm cách làm dịu lại không khí, tiếp tục hướng về mục đích chung của cả hai khi bắt đầu cuộc nói chuyện hoặc có thể bàn về lợi ích của hai người khi hợp tác trong tương lai để hoà giải bất đồng. +Nếu tất cả đều không thành công và đồng nghiệp trở nên không kiềm chế được thì hãy ngưng buổi nói chuyện để nói vào lúc khác hoặc có thể chuyển cách giao tiếp. Có thể nói bằng bảng, bằng giấy thì khi đó cảm xúc sẽ bớt xen vào hơn. Và nếu vẫn không hiệu quả thì bạn nên rút lui và tìm người thứ ba để giải quyết mọi chuyện công bằng hơn. 3.4. Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Mặc sai trang phục, bắt tay sai cách, cử chỉ điệu bộ nét mặt không phù hợp hay tặng quà không đúng nơi đúng chỗ là những lỗi mà nhiều người mắc phải làm xấu đi hình ảnh của họ trong mắt đồng nghiệp rất nhiều. 3.4.1. Trang phục Đa phần mọi người mắc phải sai lầm trong cách mặc trang phục nơi công sở mà chính họ không biết. Những sai lầm tưởng như rất nhỏ nhưng lại làm hình ảnh của họ trở nên thiếu chuyên nghiệp, làm xấu đi hình ảnh của chính họ và công ty. Sau đây là một số góp ý về trang phục nơi công sở: -Tránh hở hang lộ liễu: Nhiều bạn gái chạy theo mốt hở hang khoe đường nét cơ thể một cách quá lố mà quên rằng mình đang làm việc chốn công sở. Đây là điều phải tránh nếu không muốn trở thành chủ đề bàn tán của mọi người. Nếu muốn phá cách có thể lựa chọn cách phối đồ giữa váy và áo hay quần tây ống suôn cách điệu sẽ làm bạn trông trẻ trung hơn. Để phối một cách hiệu quả thì có thể xem trên các tạp chí thời trang, làm sao cho trang phục của bạn vừa kín đáo, lịch sự mà không kém phần năng động, hiện đại. -Tránh mang nhiều phụ kiện: Mang quá nhiều phụ kiện sẽ khiến bạn trông như một cây treo đồ đạc. Phụ kiện không nên mang quá nhiều và cũng đừng mang những phụ kiện phát ra tiếng kêu “leng keng” như một số loại dây chuyền, lắc tay, lắc chân, tất cả sẽ gây rối mắt cho người đối diện, thậm chí là khó chịu bởi tiếng ồn của chúng, lúc đầu nghe thì những âm thanh đó có thể vui tai nhưng cả ngày làm việc mà cứ lâu lâu lại “leng keng” “leng keng” thì không hay ho tý nào. -Tránh những trang phục quá rộng hoặc quá chật: Những trang phục không vừa với cơ thể bạn sẽ làm bạn trong khó coi. Nếu quá gầy mà bạn cố tình mặc bộ đồ thùng thình để làm mình cân đối hơn thì cũng không nên mặc đồ quá rộng mà vừa phải tôn được dàng vóc của bạn vừa phải cân xứng với cơ thể. Tương tự thì cũng không nên mặc những trang phục bó sát gây phản cảm. -Tránh mặc trang phục nhăn nhúm: chúng sẽ nói lên tính cách của bạn, thể hiện bạn không có sự chỉn chu. Những bộ trang phục phẳng phiu sẽ thể hiện được sự lịch thiệp cần thiết trong công việc để tạo sự tin tưởng với người đối diện. -Tránh khoe đồ hiệu: nhiều người nhà có điều kiện nên có sở thích kheo nguyên một cây đồ hiệu các loại của các hãng thời trang nổi tiếng nhưng nên nhớ rằng sự khoe khoang đó đôi khi làm tổn thương đến người khác, làm bạn trở nên kệch cỡm trước mắt mọi người. Chúng ta đi làm việc chứ không đi khoe đồ hiệu, quan trọng là trang phục của bạn phải thoải mái, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng ngườ
File đính kèm:
- tieu_luan_xay_dung_van_hoa_giao_tiep_noi_cong_so.docx
