Tiểu luận Chứng từ và số sách kế toán

BÀI TIỂU LUẬN
CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho	14
Hình 2. Phiếu chi mẫu số C31-BB	16
Hình 3. Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN	26
Hình 4. Nhật ký - Sổ cái mẫu số S01-DN	30
Biểu số 1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung	28
Biểu số 2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái	31
Biểu số 3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ	34
Biểu số 4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ	36
Biểu số 5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thwucs kế toán trên máy vi tính	38
LỜI MỞ ĐẦU
Cơ sở lý luận
Nguyên lý kế toán là môn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói chung. Phần chứng từ và sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về môn học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các môn chuyên sâu về kế toán như kế toán tài chính và kế toán quản trị.
 Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ và sổ sách kế toán làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Nghiên cứu các nội dung của chứng từ, sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên có kiến thức nền tảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ kế toán.Vì vậy nhóm đã chọn đề tài “chứng từ, sổ sách và các hình thức kế toán” nhằm giúp các bạn sinh viên có cái nhìn bao quát và rõ ràng hơn về vấn đề này. 
 Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày về nội dung, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ.
Phần sổ kế toán nhằm nêu lên những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán, làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn.
Cuối cùng là phần trình bày về các hình thức kế toán.
Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng từ và sổ sách kế toán, hi vọng sẽ đem đến những kiến thức hữu ích và làm nền tảng cho các bạn sinh viên khối ngành kinh tế.
Bài tiểu luận nghiên cứu 3 đối tượng là chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và các hình thức kế toán.
Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán và hệ thống biểu mẫu chứng từ.
Sổ sách kế toán: nôi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán và các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán.
Hình thức kế toán: gồm 5 hình thức là hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính.
Kết cấu tiểu luận
Mở đầu
Chứng từ kế toán
Sổ sách kế toán
Các hình thức kế toán
Kết luận
Chương I
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Định nghĩa chứng từ kế toán
Định nghĩa 
Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán về mặt hình thức được thể hiện dưới 2 dạng:
Chứng từ giấy: là chứng từ văn bản bằng giấy. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có
Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán khi có các nội dung lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Phân loại chứng từ kế toán
Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán và căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp. Việc phân loại chứng từ giúp người làm công tác kế toán quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu quả cao.
Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước
Đây là cách phân loại căn cứ theo quy định của Pháp luật về quản lý chứng từ và hướng dẫn sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Điểm cần lưu ý đối với chứng từ kế toán bắt buộc chính là trong quá trình thực hiện, không được phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Một số chứng từ kế toán bắt buộc như hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho.
Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn: Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở đó vận dụng vào các trường hợp cụ thể. Ngoài các nội dung quy định trên biểu mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công.
Phân loại chứng từ theo công dụng
Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.
Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, lệnh nhập kho. Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được thực hiện hay nói cách khác, chứng minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành. Một số chứng từ chấp hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho. Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách.
Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ.
Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Một số ví dụ của chứng từ liên hợp: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh của chứng từ 
Dựa trên cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành hai loại: Chứng từ ban đầu và Chứng từ tổng hợp.
Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu còn được gọi là chứng từ gốc, chứng từ này được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành và trong hầu hết các trường hợp, chứng từ ban đầu được xem là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán. Một số chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi.
Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại với mục đích giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán. Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ. Đối với doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ và tiết kiệm chi phí.
Phân loại chứng từ theo địa điểm lập
Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định cơ sở hình thành chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu và kiểm tra thông tin chứng từ. Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành 3 loại:
Chứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp: Chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp. Các chứng từ phổ biến như Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua hàng.
Chứng từ do chính doanh nghiệp lập và gửi cho đối tác: Chứng từ do doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác bên ngoài đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ thường gặp như Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản.
Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội bộ doanh nghiệp: Còn được gọi là chứng từ bên trong, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ như Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản.
Phân loại chứng từ theo tính chất và hình thức của chứng từ
Căn cứ theo tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: Chứng từ kế toán thông thường và Chứng từ điện tử.
Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): Chứng từ được lập trên giấy và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạng văn bản.
Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán. Các điều kiện để được phép sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử:
Phải có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử.
Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của người mang tin.
Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định.
Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung và giúp cho công tác định khoản và ghi sổ kế toán hiệu quả hơn. Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành:
Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, bảng trích nộp các khoản theo lương, hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm,
Chứng từ hàng tồn kho: Gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, phân bổ nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,
Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,
Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
Chứng từ tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định, bảng tính và khấu hao Tài sản cố định.
Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán
Nội dung
Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoạc nhận từ bên ngoài vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây:
Tên gọi của chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng, Đó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi của chứng từ phải xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
Thí dụ: Phiếu thu số...., phiếu chi số.....
Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. 
Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Điều đó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kế toán thì phải ghi bằng số, vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ.
Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ. 
Đối với yếu tố bổ sung, đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷ giá
Yêu cầu của chứng từ kế toán
Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.  
 Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải páhn ánh đúng nội dung, bản chất, quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
 Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ; trường hợp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế những bản sai không được xé rời bản (quyển) gốc.
 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau, dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên và ký từng liên của chứng từ.
 Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đính kèm bản chính bằng tiếng nước ngoài. 
Cách lập chứng từ kế toán
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình chung khi lập và luân chuyển
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lý để ghi vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ phát sinh vừa hoàn thành. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào thì lập chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp, Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
 - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán
Khi tiếp nhận chứng từ
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 
Khi kiểm tra chứng từ
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ. 
Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
 Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
 Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ bao gồm lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóalập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa sau đó ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi
Bước 1: Lập chứng từ
Đề xuất: Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt, lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền. Trưởng bộ phận kiểm tra ký xác nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc.
Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng cá chi tiết theo mẫu quy định, không sửa chữa, tẩy xóa.
Kiểm tra: Nhân viên kế toán kiểm tra xem các giấy tờ chứng từ có đầy đủ chính xác không.
Với phiếu chi: giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho.
Với phiếu thu: giấy đề nghị thu tiền.
Nếu đầy đủ hợp lệ thì tiến hành lập phiếu, nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
Ký duyệt: giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt.
Thực hiện:Nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ.
Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ: Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
Bước 4: Chuyển giao và sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp sẽ được chuyển giao cho thủ quỹ để thực hiện thu, chi.
Bước 5: Đưa chứng từ và bảo quản lưu trữ
Hình 2. Phiếu chi mẫu số C31-BB
Mẫu số: C31-BB
Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ và Chuyển giao công nghệ
Địa chỉ: Khu II, Trường Đại học Cần Thơ, đường 3/2, TP. Cần Thơ. 
Mã ĐV HCSN:Quyển số:	
Số:	
Nợ: 	 
Có: 	
PHIẾU CHI
Ngày ...... tháng ...... năm .......
Họ, tên người nhận tiền: 	
Địa chỉ: 	
Lý do chi: 	
Số tiền: ................................ (Viết bằng chữ): 	
Kèm theo: .................... chứng từ gốc.
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): 	
Thủ quỹ
 (Ký, họ tên)
Ngày ...... tháng ...... năm .........
Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): 	
+ Số tiền quy đổi: 	
(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu).
Hệ thống các biểu mẫu chứng từ
Theo như quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006 thì hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp bao gồm:
Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;
+ Chỉ tiêu tiền tệ
+ Chỉ tiêu tài sản cố định
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác(mẫu và hướng dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành).
Chương II
SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Định nghĩa
Sổ sách kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Nội dung
Thông thườnng, sổ sách kế toán cần phải có những nội dung sau:
• Ngày, tháng ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
• Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Phân loại sổ kế toán
Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ
Sổ kế toán tổng hợp
Là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát.
Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
Sổ kế toán chi tiết
Là loại kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng ở dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý.
Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau.
Ví dụ : hàng hóa được mua về theo hóa đơn nào, của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính. 
Sổ kế toán tổng hợp chi tiết
Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể về các nghiệp vụ , tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán. 
Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toánthuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết trên các sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10 trong hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. 
Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết. 
Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ
Sổ ghi theo hệ thống
Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt.
Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ. 
Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian
Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. 
Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan. 
Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian
Là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán. Sổ được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phản ánh trên sổ. 
Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán 
Phân loại theo cấu trúc ghi sổ
 Sổ kết cấu kiểu một bên
Là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản). 
Sổ kết cấu kiểu hai bên
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán.
Sổ kết cấu kiểu nhiều cột
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ 
Sổ kết cấu kiểu bàn cờ
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối tượng được theo dõi. 
Phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu số có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị. 
Phân theo hình thức tổ chức sổ
Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển
Là loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán hàng tháng. 
Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho sự phân công lao động ghi sổ kế toán, tuy nhiên việc bảo quản khó khăn, dễ thất lạc và phát sinh các hiện tượng tự tiện thay đổi các tờ sổ.
Sổ đóng thành quyển
Là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển và được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số trang, giữa các sổ phải có dấu giáp lai.
Phân theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ
Với tiêu thức phân loại này những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội dung liên quan đến cùng 1 đối tượng kế toán sẽ đc tập hợp và phản ánh trên cùng 1 số.
Sổ tài sản bằng tiền
Được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền trong đơn vị như số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng 
Sổ vật tư
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm 
Sổ tài sản cố định
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình 
Sổ công nợ
Được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu ở khách hàng, sổ công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ công nợ thanh toán với ngân sách 
Sổ thu nhập
Được sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thực hiện trong kì hoạt động của đơn vị như sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt động tài chính 
Sổ chi phí
Được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra để tiến hành hoạt động trong kỳ như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí quản lý 
Sổ vốn – quỹ
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quỹ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản 
Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong quá trình xử lý thông tin và tổng hợp số liệu.
Kỹ thuật làm sổ kế toán
Kỹ thuật làm sổ kế toán bao gồm: mờ sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ
Mở sổ
Vào đầu kỳ kế toàn, sổ kế toán phải được mở đúng danh mục sao cho phù hợp với các khoản mục trên Bảng Cân Đối kế toán cuối kỳ kế toán trước ( đối với doanh nghiệp mới thành lập thì mở vào ngày thành lập). Sổ kế toán ( ghi bằng tay, hoặc in từ máy tính ra) phải được ký duyệt trước khi sử dụng bởi người đại diện hoặc kế toán trường của doanh nghiệp.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
 Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
  Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Ghi sổ
Mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều phải được ghi vào sổ, đồng thời phải căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ có liên quan.
Ghi sổ phải dùng mực không phai, không được tấy xóa hoặc viết chồng lên nhau, dòng nào không có số liệu phải được gạch ngang để ngăn ngừa việc tự ý them số liệu vào.
Khóa sổ
Vào cuối kỳ kế toán, dựa vào số phát sinh bên Nợ, bên Có có thể tìm ra được Số Dư Cuối Kỳ của các tài khoản kế toán để khóa sổ. 
Các sổ kế toán thường khóa sổ vào ngày cuối tháng trước khi lập báo cáo tài chính (trừ sổ quỹ tiền mặt phải khóa hằng ngày). 
Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sửa sổ
Phương pháp cải chính
Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. 
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi là Phương pháp ghi đỏ)
Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. 
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu  so với chứng từ.
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.          .
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
Các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
Ghi bổ sung bằng cách lập "chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Chương III
CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Điều kiện áp dụng:
Phù hợp với mọi doanh nghiệp quy mô lớn hoặc nhỏ; trình độ kế toán vừa
Nếu ứng dụng CNTT trong kế toán thì phương pháp này hiệu quả
Nội dung mẫu
Hình 3. Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN
Đơn vị:..
Địa chỉ:.
Mẫu số: S03a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm: ....
 Đơn vị tính: .................
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi Sổ Cái
STT dòng
Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu
Ngày, tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
G
H
1
2
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
X
X
x
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ....
- Ngày mở sổ: .......
Ngày ....tháng ....năm....
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Biểu số 1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). 
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Ưu, nhược điểm
Ưu điểm: Dễ phân công công tác kế toán.
Nhược điểm (trong kế toán thủ công) Khó thực hiện khi tập hợp từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái  gồm có các loại sổ kế toán sau: 
+ Nhật ký - Sổ Cái;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Điều kiện vận dụng
+ Đơn vị kế toán với quy mô nhỏ.
+ Có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Sử dụng ít tài khoản và số lượng tài khoản phát sinh không nhiều. 
Nội dung mẫu
Hình 4. Nhật ký - Sổ cái mẫu số S01-DN
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Biểu số 2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột phát sinh ở Nhật ký
=
Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản
=
Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính
Ưu, nhược điểm
Ưu điểm 
• Sổ kế toán gọn nhẹ; tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều nằm gọn trong Sổ cái; chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ; cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối (giảm chi phí khâu gián tiếp).
• Việc ghi sổ kế toán không trùng lắp (định khoản ngay trên chứng từ gốc và ghi các tài khoản đối ứng ngay trong 1 quyển sổ cái.
• Từ đó việc lên cân đối số phát sinh các tài khoản kế toán rất thuận lợi; nếu có sai sót rất dễ đối chiếu để tìm ra ngay. 
Nhược điểm
Chỉ thích hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ kinh doanh ngành thương mại
• Đối với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp ngành công nghiệp, xây dựng, vật tư... phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán thì không thể áp dụng loại hình kế toán Nhật ký – Sổ cái được.
• Dễ phát sinh lệch dòng do dòng quá dài, dòng kẻ không trùng nhau... Việc ghi sổ lãng phí (1 dòng rất dài chỉ ghi vài cột đối ứng)
• Ghi Sổ Cái quá chi tiết, mất thời gian, việc tổng hợp để phân tích số liệu kế toán khó khăn, thiếu khoa học. 
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. 
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
Chứng từ ghi sổ;
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Sổ Cái;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 
Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Biểu số 3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
 (2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
 (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp vớ